日時 ： 2014年5月23日（金）　14時00分～15時40分

場所 ： 機械振興会館

出席者 ：

Chapter Operations Committee：Chair 大村 泰久, Vice Chair　杉山　昭彦,　Secretary 鎌倉 良成

Japan Council ：Treasurer　高村　誠之

仙台支部　Chap. Promo.Comm.：佐藤　源之 （代理：近藤　和弘）,東京支部 Chap. Promo. Comm.Chair 藤代　博記, 四国支部 Chap. Promo. Comm.Chair 西尾　芳文

Chapter Chairs:60名(WIE, 代理を含む）

議事 ：

1. 議事録確認
   • 資料（１）「2013年第2回Chapter Operations Committee Meeting議事録（案）」に基づいて鎌倉Secretaryより説明があり、前回Meetingの議事録が承認された。
3. IEEE Japan Council関係
   • 大村Chairより、資料（２）「2014年第1回IEEE Japan Council理事会議事録」に基づき、 理事会で審議された重要事項についての説明があった。
     1. 2014年度も支援費上限を5万円とする措置を継続する。
     2. ChapterのSection傘下への移行を進めているが、大部分の本部承認が未だ降りていない状況にある。承認の連絡は当事者であるSectionとChapterになされるため、 移行が認められた際はCOCにもご一報いただきたい。
6. Chapter Operations Committee関係
   • 3－1 Chapter Operations Committee 2014年度の活動計画
7. • 大村Chairより、資料（３）「IEEE Japan Council Chapter Operations Committee活動計画」に基づいて、本年度の活動報告があった。
   • 1. 2014年度のChapter支援費予算は2013年度と同額の550万円となった。積極的な支援費申請をお願いしたい。
     2. 2015年度の支援費上限引き上げが可能か否かについては、今年度の申請状況を踏まえながら検討し、11月に予定する次回COC Meetingにて答申する予定である。
     3. 学生アルバイト料への支援費申請を認めないとした前回COC Meetingでの提案を撤回する。
     4. 講演会講師謝礼については、IEEE会員に対しては謝礼なし、交通費のみ支援、とする方針に今後もご理解いただきたい。
     5. Award授与について会員であることを授与条件とする方針遵守の徹底をお願いする。
     6. 副賞金は、学生1万円以内、社会人3万円以内とし、Chapter負担による増額は認められない。 来年度もしChapter支援費上限が上がれば、副賞額上限も上がる可能性がある。
9. • 3－2　2013年Chapter支援費運用実績と申請状況
   • 1. 鎌倉Secretaryより、資料(3-2)「2013年 Chapter支援費運用実績および申請状況」の報告があった。
   • 3－3　2014年度のChapter支援費予算と支援ガイド等について
   • 1. 大村Chairより、資料(3-2-4)「Chapter支援の考え方と運用に関する留意点<改訂版ガイド>」、および資料(3-2-5) 「Chapter主催Awardに関するガイドラインの一部改定の案」に基づき、Chapter支援とAwardについてのガイドラインの一部改定案について説明があった。
     2. • Award表彰において、盾や賞状の製作費用は、副賞金額の中から賄うか又はChapter Rebateから賄うことが求められる。
        • 講師のボランティアベースのポリシーを徹底するため、旅費・宿泊費の支援は、純粋に支援対象事業のために必要とされる費用のみとする
        • 共催事業の講演会等の経費について、資料代など一部が実費相当で有償の事業の場合には、有償部分を除いた費用に対して分相応の支援をする。 なお、支援の承認においては、当該事業の収支を明らかにしていただくことが前提となる。
        • Awardの区分として、5.「研究、開発、実用化のグループ」の業績を表彰する業績賞を新たに追加する。この場合、中心的役割を果たした人物が会員であることを前提としてAward申請を認めることを当面の方針としたい。表彰盾上には、代表者名、グループ全員の氏名と顕彰理由（業績内容）を彫り込むこととする。
        • 従来のAward区分では、受賞者が「個人」であることが暗黙に想定されてきたため、盾などに記名する受賞者名は、受賞者個人名となる。 なお、受賞者名に加えて受賞対象論文の詳細情報を記載する場合は、全著者名と論文タイトルを記載するものとする
        • 審査の客観性を確保するため、選考委員会の構成員数は、審査論文数が10件/人を上回らないように設定することとし、最低人数を3人とする。
        • 「在学生」に対する授与を目的としたAwardの場合、登録申請時に「社会人学生」を従来の概念の「学生」とみなして対象者に含めるかどうかの扱いを明確にしていただく。
        • Award授与基準に関するルールの遵守を今後徹底する。ガイドラインを再度確認いただきたい。
        • Award規定に関する基本的な考え方
        • – 若手対象Awardの年齢制限規定については様々なケースが考えられる。Award選考委員会が判断理由を明確に開示するならば、その承認については個々のケースに応じて柔軟に対応する。
        • – 従来の優秀論文賞は個人表彰を想定したものであったが、著者全員に授与したい場合なども考えられる。混乱を避けるため、Award区分に対する表現をCOCの方で今後再調整する。
        • – 特例措置として採択率の低い国際会議などを対象にした若手奨励賞では、10%ルールの緩和を認める場合がある。Award申請の際、対象論文誌・国際会議の査読の質や採択率に関する情報を添えていただきたい。
        • – 一般の若手を対象としたAwardで受賞者が学生となった場合でも、賞金額は1万円に制限される。
        • – 若手奨励賞の目安として、以前のガイドラインでは、対象の30%とするルールがあったが、混乱を避けるため本ルールは削除し、本来の原則に沿った記述に改めた。
        • – Award授与の有資格者はIEEE会員である。募集するか否かにかかわらず、会員である発表者の数が母数となり、その10%以内で授与者数を決めていただく必要がある。 (*有資格とは、学生対象の賞は学生、若手対象の場合は若手の条件を満たすことを指す)。ただし、次に示される例外規定も活用していただく。
        • – 応募件数が10件未満の場合でも、ルール(3) 「Chapter全体で年間表彰者数は登録会員数の3～5%程度以内を目途とする」、やルール2b「採択率が30%を下回る国際会議などを対象とする場合、 対象者全体か5件以内のいずれか少ない数」、を適用できる場合がある。
        • 審議の結果、Award区分に関する表現については、COCの方で議論の結果を踏まえて再調整を行い、次回COC会議において再提案することとなった。それ以外の改訂案については、承認された。
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   • 3－3　JC ChapterのSection傘下への移動について
   • 1. 大村Chairより、JC ChapterのSection傘下への移行に関する資料(3-3-1)、(3-3-2)、(3-3-3)に基づき、Chapter移行手続きに関する説明があった。
     2. • 移行手続きの今年度中の完了にご協力いただきたい。
        • JC理事会において移行完了後のCOCのあり方について、意見を述べている。これまでChapter支援やAwardの調整を行ってきたが、このうち事業支援についてはSectionに権限を委譲すべきと考えている。 ただし、この方針は未だ理事会では認められておらず、当面COCの役割は継続する見込みである。
        • 移行に関するCOCの基本的な考え方と留意点
        • -Technical Councilについては、今回のChapter移行事業の対象外である。
        • – 国内のJC傘下Chapterの数は30台だが、そのうち本部のMGAに申請済みのものが20件近くになる。これまで、3件が承認され、残りがまだ本部で審議中である。複数のChapterで合同Awardを出すことは可能。
        • -世界的には1 Section/国が通常だが、日本には8 Sectionあり組織が多い。Section移行後においても、JCは日本の意思のとりまとめる調整機関としての役割を果たすことが求められている。
   • 3－4　Co-Sponsorship/Technical Co-SponsorshipのJC承認について
   • 1. 大村Chairより、資料(3-4-1)、(3-4-2)に基づき、Co-Sponsorship/Technical Co-SponsorshipのJC承認手続きの進め方について説明があった。
     3. – MOU締結のための手続きの流れを十分理解しておいていただきたい。
     4. – 不明な点がもしあれば、事前にCOCまで問い合わせをいただきたい。
     5. – Co-Sponsorship/Technical Co-Sponsorship、その他Chapter運営に関わる基本的な考え方
     6. -各種事業への関与形態の１つに「協賛」があるが、これに対する統一的な英訳語はJCで特に策定していない。 IEEEでは、「財政的」または「技術的」責任を負う事業についてのみ、「主催」、「共催」という表現で当該事業を呼び、MOU締結が義務づけられている。 この意味で、日本でいう「協賛」、「協力」は事業実施に何ら責任を負わない関係を示す言葉として取り扱うことにしている。これらはMOU締結が不要であり、 かつIEEEロゴを表に出すことは認められない。
     7. -Societyのロゴの使用の可否については、直接Society本部に確認して頂きたい。
     8. -Chapterの口座を新たに開設する際、銀行で規約の提示を求められることがある。 COCとしては、特にひな形のようなものを用意していないが、他Chapter（例えばEDS-Kansaiなど）の例を参考にしていただきたい。
11. • 3-5　Chapterホームページの運用状況
    • 鎌倉Secretaryより、資料（3-5）「Chapterのホームページの運用状況」に基づいて、報告があった。
      1. 5月11日現在の状況で、85％のChapterが半年以内に更新している。昨年11月での67%に対しては向上した。

4.その他報告

1. 大村Chairより、資料(4-1) 「JC History Committeeの報告について」にもとづき、IEEEマイルストーンの申請を積極的に行っている現在の 活動状況について説明があった。

5.各Chapterの活動報告

1. 時間の都合で、各Chapterからの報告は割愛した（電子的に配布した活動報告（2013年12月～2014年5月）を参照のこと）。

6.その他報告

1. IEEE Japan Officeより各Chapterに対して以下の報告があった
3. – IEEEに関する日本語のbrochureを各Chapterに郵送するので、Membership developmentに役立てていただきたい。
4. – 青山のJapan OfficeにはMeeting Roomを用意している。Memberの方々のIEEE活動に活用していただきたい。

以上