日時 ： 2013年11月21日（木）　14時00分～16時00分

場所 ： 機械振興会館

出席者 ：

Chapter Operations Committee：大村 泰久Chair, 杉山　昭彦Vice Chair, 鎌倉 良成Secretary

Japan Council ：千葉　勇Secretary, 高村　誠之Treausrer

仙台支部　Chap. Promo.Comm.：山口　正洋Chair

Chapter Chairs:51名(WIE, 代理を含む）

議事 ：

1. 議事録確認
2. 資料(1)「2013年第1回Chapter Operations Committee Meeting議事録（案）」に基づいて鎌倉Secretaryより説明があり、前回Meetingの議事録が承認された。
3. IEEE Japan Council関係
   • 2-1 Chapter Operations Committee報告
   • 1. 鎌倉Secretaryより、資料(2-1)「2013年第2回IEEE Japan Council理事会議事録」に基づき、理事会での審議事項に関する説明があった。
   • 2-2 Chapterの2013年の本部提出書類について
     1. 鎌倉Secretaryより、資料(2-2)に基づいて、各Chapter から本部への提出書類について説明があった。
     3. – Japan Council傘下のChapterの場合、2014年Chapter役員選出届、2013年Meeting Report、2013年会計報告を提出して頂く。
     4. – Section傘下のChapterの場合は、報告先が所属されている支部になるので、支部の指示に従って報告して頂く。
     5. – ただし、「2014年Chapter役員選出届」は、JCにも提出して頂く。
4. Chapter Operations Committee関係
   • 3-1 Chapter Operations Committee報告
   • 1. 大村Chairより、資料（3-1)「IEEE Japan Council Chapter Operations Committee活動報告および今後の計画」に基づいて、 今年度の活動と今後の計画に関する報告があった。
     2. • 今年度のChapter支援費の申請・承認状況はほぼ計画通りに進んでいる。 支援費上限を5万円とする制限措置については、JCの支援費予算削減への対応のため、来年度も継続としたい。
        • Awardに関するガイドラインの明確化を行う。各Chapterにはガイドライン遵守の徹底をお願いしたい。
        • JC ChapterのSection傘下への移行作業を来年度中に完了させたい。その後のJC COCの役割については、今後検討を行う。
6. • 3-2　2013年Chapter支援費運用実績と申請状況
   • 1. 大村Chairより、資料（3-2)「2013年Chapter 支援費運用実績および申請状況」の報告があった。
   • 3-3　2014年度のChapter支援費予算と支援ガイド等について
   • 1. 大村Chairより、資料（3-3-2)「Awardに関する若干の調整について」に基づき、Awardガイドラインに関する調整案が提示された。
     2. • 授与数は対象件数の10%以下とする基準を遵守していただきたい。
        • 授与資格(IEEE会員)の確認を厳格に実施していただきたい。
        • 企業、団体等に在籍中の「社会人学生」は「在学生」とみなさない。
        • 学生が在学中に学会講演あるいは論文誌掲載した論文については、授与時点で「在学生」でない場合においても授与対象とする。
        • 「一般人の若手」を対象とするAWARDには発表、公表時点での年齢に一定の制限を設ける。
        • 一般若手対象のAwardにおいて、学生が授与者となった場合、副賞額は学生に対するAwardの基準に従う。
        • Award規定に関する基本的な考え方
        • – 授与対象者数がAward申請時に予定した人数を上回った場合でも、Awardガイドラインが守られている限り問題はない。
        • – Student Awardは、学生の研究活動をencourageする意味合いが強く、企業や団体で経験を積んだレベルの高い社会人学生を同じ土俵に上げることは、 本来の趣旨から外れるとの考えがある。ただし、苦学生として働きながら学ぶ社会人学生については、対象としても違和感はない。Awardに対する 「社会人学生」の厳密な定義については、次回COC会議までに修正案をまとめたい。
        • – Award授与対象の母集団は、例えば国際会議Student Awardの場合、そこで発表した学生の総数となる。ただし原則カウントするのはIEEE会員のみ。 Award公表時にその旨を周知し非会員の新たな入会を促せば、母数は増えAward授与数も増やすことができる。
        • – 卒業後に掲載・発表された成果の取り扱いだが、論文および学会講演の投稿日に、本人が大学に属していたのであればStudent Award授与対象としたい。 この基準は来年度から適用する。
        • 審議の結果、社会人学生の取り扱いに関する調整案については今回一時保留とするが、議論を反映した修正記述を近日中に示す。次回のCOCで修正内容の考え方の浸透を図ることとする。 それ以外の提案については、承認された。
   • 大村Chairより、資料（3-3-5)「Chapter支援の考え方とその運用に関する留意点」の改定案に関する提案がなされた。
   • 1. 講演会等の経費としてこれまで掲げられてきたアルバイト代金については、IEEEの活動がvoluntaryであることに鑑み、今後は支援対象項目から除外する。
     2. IEEE会員あるいは共催学会会員の講師・パネラーへの講演謝礼は支援しないとする方針を今後徹底する。 旅費・宿泊費支援については可能だが、当該事業実施に必要と認められる最小限の宿泊数とし、一泊あたりの宿泊代は常識の範囲とする。
     3. Chapter支援規定に関する基本的な考え方
     5. -講演者の宿泊費支援は1泊分を原則とするが、特に遠方に在住の講演者に講演依頼をした場合については、個別の状況に応じて判断する。
     7. -学生アルバイト代の支援については、今年度当初では認めたケースがあったが、後半からは却下する方針としている。 これは、前Chairとの引継ぎで昨年から決まっていたことなのだが、明文化されていなかった。混乱があったことは事実であり謝罪したい。
     9. -学生アルバイト代の支援を認めるか否かについては、本年度中の運用については、現状方針を継続するが、COCにて来年度以降の規定を再度議論し、後日通知する。
     11. -講演会の開催に当たっては、原則IEEE会員に対しては無償とすることが望ましいが、 費用の観点から運営が困難となる場合、有償事業とすることは問題ない。
     12. その場合、支援費の審議に当たっては、経費の使途が適切であるかを判断させていただいており、原則として収支計画内訳の提出を求めている。
     14. -予稿集の印刷費は、参加費が無償であれば原則支援対象である。有償の場合は収支状況よっては審議対象となることがある。
     17. 審議の結果、学生アルバイト代を支援費として認めないとする提案については、再度COC内で議論し、 来年度以降の方針を後日各Chapterへ通知することとなった。それ以外の提案については、承認された。
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• 3-4　JC ChapterのSection傘下への移動について
• 1. 大村Chairより、資料（3-4-1)「JC ChapterのSection傘下への移行説明書」に基づき、移行に関する説明があった。
  2. • できるだけ早期の移行について、各Chapterの努力をお願いする。
     • 全てのChapterに移行に関する資料と申請書テンプレートをすでに配布した。
     • 移行に関するCOCの基本的な考え方と留意点
     • -Joint Chapterになる場合、Chapterの名称については、Jointであることを明確にするため、 XXXX Joint Chapterとすることを推奨する。その他の場合についても、以前配布したSection移行依頼文のひな形で例示したパターンを参考にしていただきたい。 名称を適切に変更せずIEEE本部に申請を出した際、その点を指摘され差し戻しとなったケースがこれまである。その可能性があることを認識いただき、 例示に従っていただきたい。
     • -Section移行後の支援については、移行過渡期においては、COCが支援を行う現状の方法を維持する。全チャプタの移行が完了した時点で、 各SectionでCOCを立ち上げ、支援を行う姿を現在検討している。
     • -移行についてのスケジュールだが、予算への影響を考えると年度内に移行承認を終えることが望ましい。申請を提出してから本部で承認されまでの期間は、ケースバイケースである。東京Sectionに移行する場合を例にとると、 移行依頼文の受理後、JointするすべてのSection Chairの同意を得てからIEEE本部に書類を送る。その後本部での審査となる。これらを合わせるとおよそ5週間はかかる。
     • -Section移行作業に際し、Chapter Rebateで賄い切れないような多額の費用が発生しそうな場合は、 COCに連絡を頂きたい。
     • -今回の移行に際し、各Chapterには一般会員への方針の説明と意思確認を常々要請してきた。移行申請の際には、各Chapterに全会員の同意に関するエビデンス提出を求めている。 Chapter役員のみで方針決定を進めることは問題である。全会員にメール等を通じて方針を説明し、総会を開いて決議を取っていただくなどの手続きが必要である。
     • 審議の結果、Section移行に関する要請について、承認された。

• 3－5　Co-Sponsorship/Technical Co-SponsorshipのJC承認について
• 1. 大村Chairより、資料（3-5-1)「MOU締結と共催等の承認に関する手続きの進め方(2013年度改版)」、 資料(3-5-2)「Co-Sponsorship/Technical Co-SponsorshipのJC承認について」、資料(3-5-3)「IEEEコンファレンスMOU承認について」に基づき、 共催の承認に関する手続きの進め方について説明があった。
     • 財政規模の大きい(>25,000USD)学会との共催では、MOU締結が必要である。
     • IEEEのweb上でMOUの作成が可能。内容に関して必ず上部機関の承認を経てから、submitしてほしい。

4. 各Chapter活動報告

1. 時間の都合で、各Chapterからの報告は割愛した。
2. （電子的に配布した活動報告（2013年6月～2013年12月）を参照のこと）。

5. 資料(3-6) 「Chapterのホームページの運用状況」に記載した調査結果の誤りがあった。

1. C-16 Fukuoka: 2011以降の情報なし(誤) → 最新更新時期が半年以内 (正)

以上