日時 ： 2013年5月24日（金）　14時00分～16時00分

場所 ： 機械振興会館

出席者 ：

Chapter Operations Committee： 大村 泰久Chair

                                             杉山　昭彦（代理：宝珠山　治）Vice Chair

                                             鎌倉 良成Secretary

Japan Council ：千葉　勇Secretary

                    ：高村　誠之Treausrer

東京支部Chapter Promotion Committee ： 藤代 博記 Chair

名古屋支部Chapter Promotion Committee ： 大平　孝 Chair

関西支部Chapter Operations Committee ： 尾上　孝雄 Chair

IEEE Japan Office ： 百武　巌　

Chapter ： 58Chairs (WIE, 代理を含む）

議事 ：

1. 議事録確認
2. 資料(1)「2012年第2回Chapter Operations Committee Meeting議事録（案）」に基づいて鎌倉Secretaryより説明があり、前回Meetingの議事録が承認された。
3. IEEE Japan Council関係
   • 2－1  2013年第1回理事会報告
   • 1. 大村Chairより、資料(2) 「2013年第1回IEEE Japan Council理事会議事録」に基づき、理事会で審議された重要な事項に関する説明があった。
     3. – 他学会との共催／協賛については、財政規模$25,000を超える会議で財政的責任を有する共催を行う場合MOU締結が必須となる。 また財政的責任を伴わない場合でも、論文査読をする責任があるならばTechnical co-sponsorの一員となり、MOU締結の義務がある。財政的・技術的責任を伴わない場合はMOU締結の義務はないが、IEEEロゴの使用は認められない。
     5. – ChapterのSection傘下への移行を支援するため、理事会で各SectionにChapter Development Committeeの設置を要請した。
     7. -COCの基本的な考え方
        • JC傘下のChapterは、そもそもIEEEの目指している本来の姿でなく、一時的な組織形態である。Chapterは本来Sectionの下に位置するもので、国内の各Sectionが立ち上がってきた現在、本来の組織構成に移行する良い時期であると考えている。
        • これまでに示した移行案はあくまで１つの例であり、各Chapterの現状に応じた分割案を探りたい。構成員の少ないChapterを強引に分割することは決して好ましくなく、その場合は、全体が例えば東京支部傘下に移行することも考えられる。
        • IEEEは地域活動が本来の姿である。現状のChapter活動は、Society中心となっている場合が多いと思われるが、今回の移行措置を通じ、地域活動をより活性化していきたい。
        • Memberは地域に縛られずに自由に活動してよい。あくまで地域活動を強化することが今回の目的である。
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5. Chapter Operations Committee関連
   • 3－1  Chapter Operations Committee報告
   • 1. 大村Chairより、資料（3-1)「IEEE Japan Council Chapter Operations Committee活動報告（2013年第1回Japan Council理事会資料）」に基づいて、本年度の活動報告があった。
     3. -昨年度に比べて今年度はAward件数が増えており、Award関連支出の増加が見込まれている。一方、円安の影響だが、 近年続いた円高基調のため、2013年度予算はJCの積立金を切り崩して編成した経緯もあり、現段階では引き続き当初予算の下での活動をお願いしたい。
   • 3－2  2013年Chapter支援費実績と申請状況
   • 1. 鎌倉Secretaryより、資料(3-2)「2013年 Chapter支援費運用実績および申請状況」の報告があった。
   • 3－3  2013年度のChapter支援費予算と支援ガイド
   • 1. 大村Chairより、資料(3-3-1)「2013年 Chapter支援費予算と支援ガイド」、資料(3-3-2)「2013年度支援費予測：2011年Chapter支援費運用実績から」について説明があり、審議を行った。
     2. • 昨年要請した一事業あたりのChapter支援費上限を5万円とする制限措置は当面継続とする。11月までの支出状況をみて、2014年度以降の方針を決め、次回第2回COC委員会にて提案したい。
        • 支援費申請は事業の1ヶ月前までとなっているが、承認に時間を要する場合もあり、できるだけ早期(2ヶ月前を推奨)の申請にご協力いただきたい。
        • Award規定に関する基本的な考え方
        • -Chapterの事業内容のバランスについては、COCとして強制すべきことではなく、Chapter自身の方針に任せたい。COCはそれをサポートする立場である。例えばAwardは地域活動を活性化する効果が期待でき、推奨する事業である。
        • -若手奨励賞を学生が受賞した場合、学生だけ賞金は1万円に制限される。混乱を避けるため、Award申請の際「若手」の定義を明確化していただきたい。 例えば、「学生を除く35歳以下の若手」と「学生」の賞を分けるなど。Awardガイドラインの文言で不明確な点もあるので、第2回COC委員会までに整理したい。
        • -アクティビティの高いChapterをできるだけ支援するという方針である。支援費申請の回数には制限はなく、積極的な活用をお願いしたい。ただ、年間予算に限りがあるので、予算が尽きた時には、承認をストップすることとなる。
        • -Awardの副賞金額を、Chapterの負担で増額することの可否については、これまで規定ではあいまいなところがあった。副賞額のガイドラインはJCからの支援額に対するものであって、実際の実施形態を制限するのはどうかという考えもある。 COCで再度議論し、第2回COC委員会までに明確化したい。
        • -研究会で参加費を取りそこから謝金等を支払う場合、伝票を切る団体は各Chapterでよい。
        • 審議の結果、現在の支援ガイドを今年度継続する措置について、承認された。
   • 3－4  JC ChapterのSection傘下への移動について
   • 1. 大村Chairより、資料(3-4-1)に基づき、JC Chapter の Section 傘下への移動に関するCOCの基本的な考えの説明と、 移動を実施するためのロードマップの提案があり、審議を行った。
     3. • 年度中に支部への移行を進めていきたい。来年度の予算編成を考えると、手続きを早めに進める必要がある。 6月末くらいまでに各Chapterの移行に関する方針を事務局まで上げていただきたい。その後、COCで情報を整理しフィードバックする。
        • 移行に関するCOCの基本的な考え方と留意点
        • -会員は、Section内であれば複数のChapterに属することは可能。
        • -Chapter Chairは、IEEEのHPから会員データにアクセスできる。
        • -Chapter設立に必要な最少人数は、規定では12人だが、現実にはそれ以外の要素を考慮しなければならない。 最低2回以上のイベントが必要であり、最低限の活動ができる役員体制が必要となる。この継続性を考えると12人では無理だろう。 あえて無理な分割をする必要はない。同じ支部内の異なるSocietyとのJointなども積極的に検討いただきたい。
        • -複数のChapterで合同Awardを出すことは可能。
        • -各SectionにChapter Development Committeeが設置されている。移行に際してSectionのSecretaryに相談いただきたい。
        • -Awardの授与対象はSectionのMemberに限定される。Joint Awardを設立することで、授与対象を広げることができる。 移行後、Chapterが設立されないSectionも出る可能性があり、そこに属する会員をどうするかについて議論もあり、対応を考える必要がある。
        • 審議の結果、本提案は承認された。
   • 3－5  MOU締結と共催等の承認に関する手続きの進め方について
   • 1. 大村Chairより、資料(3-5)に基づきCo-Sponsorship/Technical Co-SponsorshipのJC承認について説明があった。
        • MOUの中身について関係者間で了解を得た上で、支部セクレタリあるいはJCに承認申請していただきたい。
        • 現在Web上でのMOU作成処理が可能である。作成の際はそちらを活用いただきたい。
7. • 3－6  Chapterホームページの運用状況
   • 1. 鎌倉Secretaryより、資料（3-7）「Chapterのホームページの運用状況」に基づいて、報告があった。
     3. -5月16日現在の状況で、84％のChapterが半年以内に更新している。昨年11月での70%に対しては向上した。
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9. 各Chapter活動報告
   • 時間の都合で、各Chapterからの報告は割愛した
   • （電子的に配布した活動報告（2012年12月～2013年5月）を参照のこと）。
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11. 以上