日時 ： 2012年11月29日（木）　14時00分～16時00分

場所 ： 機械振興会館

出席者 ：

Chapter Operations Committee ： 黒部 篤 Chair、大村 泰久 Vice Chair、宮森 高 Secretary

Japan Council ： 雁部 洋久 Tokyo Section Vice Chair・Japan Council理事、有本 由弘 Secretary

Chapter ： 49 Chairs (WIE, 代理を含む）

議事 ：

1. 議事録確認
2. 資料(1)「2012年第1回Chapter Operations Committee Meeting議事録（案）」に基づいて宮森Secretaryより説明があり、前回Meetingの議事録が承認された。
3. IEEE Japan Council関係
   • 2－1  2012年第2回理事会報告
   • 1. 有本Japan Council Secretaryより、 資料(2-1) 「2012年第2回IEEE Japan Council理事会議事録」に基づいて、Japan Councilの活動計画について報告があった。
     2. – 2013/2014年役員選出、2012年上半期会計報告およびSection支援費申請状況報告、常設委員会の活動報告、Ad-Hoc委員会の活動報告、各支部の活動報告、 WIE活動報告、MGA SD&EA Meeting報告、R10-HTC2013への共催参加、Society別・支部別会員数の推移などについて説明があった。
4. • 2－2  Chapterの2012年の本部提出書類について
   • 1. 有本Japan Council Secretaryより、 資料(2-2)に基づいて、各Chapter から本部への提出書類について説明があった。
     2. – Japan Council傘下のChapterの場合、2013年Chapter役員選出届、2012年Meeting Report、2012年会計報告を提出して頂く。
     3. – 支部傘下のChapterの場合は、報告先が所属されている支部になるので、支部の指示に従って報告して頂く。
     4. – ただし、「2013年Chapter役員選出届」は、JCにも提出して頂く。
5. • 2－3  Long Range Strategy Committeeからの報告Chapter Rebateについて
   • 1. 有本Japan Council Secretaryより、 資料(2-3-1)に基づいて、JC所属ChapterからSection所属Chapterへの変更について説明があった。
     2. – LRSCとしては以下の手順を検討している。
     3.   * 第一段階：JC所属からSection(s)所属に所属のみを変更する
     4.   * 第二段階：Chapterを分割・新設する
     5. – 本件については、（議案）「3－4 JC Chapter の Section 傘下への移動について」で議論することにした。
     6. 有本Japan Council Secretaryより、 資料(2-3-2)「旧東京支部積立金の取り扱い」、および、資料(2-3-3)「Japan Council会計実績と予算ガイドライン」について説明があった。
     7. – 円高のために支出が収入を上回る状況が続いており、東京支部が預かっている旧東京支部積立金（約1400万円）を取り崩しつつ、 予算を徐々に削減して2017年に支出を収入以下にする。
     8. – 予算ガイドラインでは、2013年以降の為替レートは1ドル=75円を想定しており、レートが変動した場合は、その都度見直す。
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8. Chapter Operations Committee関係
   • 3－1  Chapter Operations Committee報告
   • 1. 黒部Chairより、 資料（3-1)「Chapter Operations Committee2012年活動報告（2012年第2回Japan Council理事会資料）」に基づいて、本年度の活動報告があった。
9. • 3－2  2012年Chapter支援費実績と申請状況
   • 1. 黒部Chairより、資料(3-2)「2012年 Chapter支援費運用実績と申請状況」の報告があった。
     2. – 2012年度は、審議準備中と2011年度継続審議および精算分を含めて、約495万円の見込みであり、予算内に収まりそうである。
10. • 3－3  2013年度のChapter支援費予算と支援ガイド
    • 1. 黒部Chairより、資料（3-3-1)「2013年度のChapter支援費予算と支援ガイド」について説明があり、審議を行った。
      2. – JCから提示された2013年度の予算案は、Rebateを除くChapter支援費は470万円（2012年度は550万円）であり、本年度より厳しくなっている。
      3. – 2013年度の支援ガイドとして、以下を提案する。
      4.   * 一事業（Awardを含む）当たりのChapter支援費上限を5万円とする
      5.   * Awardガイドにおける副賞の上限は、一表彰あたり、一般を対象とする賞の場合で3万円、学生を対象とする賞の場合で1万円に引き下げる
      6. – 審議の結果、本支援ガイド案は承認された。
11. • 3－4  JC Chapter の Section 傘下への移動について
    • 1. 黒部Chairより、 資料（3-4-1)に基づき、JC Chapter の Section 傘下への移動に関するCOCの基本的な考えの説明と、 移動を実施するためのロードマップの提案があり、審議を行った。
      2. – COCの基本的な考え方
      3.   * Chapterは、本来、各地域の IEEE会員の便益を図る目的で設置されると解釈されるため、地域を勘案した Section 傘下に置くことが望ましい。
      4.   * Chapter を Section 傘下に置くことで、地区での活動の活性化が図れる。
      5.   * Chapter Rebate は、Chapter単位で支払われるため、多くの Chapter を設立することは、財政的なメリットもある。
      6.   * JC傘下と Section傘下の Chapter が混在すると、手続きなど一律ではなくなり、混乱の原因となるため、 移行の過渡期（1年程度を想定）は設けるものの、最終的には、全ての JC Chapter を Section 傘下に移行することが望ましい。
      7. – 移動を実施するためのロードマップの提案
      8.   * 各Section内に Chapter設立の支援委員会を設置戴く。
      9.   * JC Chapterにおいて、地域分割案、Section 傘下への移動を検討する。
      10.   * 順次、Section設立の手続きを開始する。
      11.   * 過渡期後の Section Chapter への強制移行： 2014年の第1回COC会議で進捗状況を確認し、未決部分については、主幹事の Section を決めてSection 傘下とすることを検討する。
      12.   * Section傘下へ移行が完了した後での、COCのあり方を議論する。
      13. – また、資料3-4-2に基づきChapter分割の例が示された。
      14. – 審議の結果、本提案は承認された。
12. • 3－5  Co-Sponsorship/Technical Co-SponsorshipのJC承認について
    • 1. 黒部Chairより、資料（3-5)に基づきCo-Sponsorship/Technical Co-SponsorshipのJC承認について説明があり、審議を行った。
      2. – IEEE PolicyではChapterがIEEE以外の団体と共催あるいは協賛を企画する場合に、所属するJCあるいはSectionの承認が必要になる。 このため、その承認手順を定める。
      3. – ChapterからJC事務局に申請書を提出する。COC役員会で審査し、JC Secretaryに結果を答申。 JC Secretaryが仮承認し、JC事務局からChapterへ回答する。後日、JC理事会にて最終承認を得る。
      4. – 申請書には以下の内容を盛り込むこととする。
      5.   ①基本情報：
      6.     ・会議名、開催場所、日程、会議のスコープ、共催/協賛する団体
      7.   ②決定手順の正当性：
      8.     ・申請Chapterにおいて、協議・判断がなされた記録の提出
      9.   ③妥当性：
      10.     ・共催/協賛するに至った経緯
      11.     ・共催/協賛する理由
      12. – 審議の結果、異議なく承認された。
13. • 3－6  2013-2014 COC役員について
    • 1. 黒部Chairより、資料（3-6)に基づき、 2013～2014年度のCOC役員案の説明があり、審議を行った。
      2. – 現Vice Chairの大村泰久氏が次期Chairに、日本電気株式会社の杉山昭彦氏が次期Vice Chairに、大阪大学の鎌倉良成氏が次期Secretaryに、それぞれ推薦された。
      3. – 審議の結果、異議なく承認された。この役員案を、次回の理事会に提出する。
14. • 3－7  Chapterホームページの運用状況
    • 1. 宮森Secretaryより、資料（3-7）「Chapterのホームページの運用状況」に基づいて、報告があった。。
      2. – 11月23日現在の状況で、70％のチャプターが半年以内に更新している。5月での84%に対しては悪化している。
      3. – EMC-27 Japanのリンクが正しくないので、事務局で訂正する。
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17. R10-HTC (Humanitarian Technologies Conference) について
    • R10-HTC2013運営委員会雁部Vice Chairより、 資料(4-1-1)「IEEE R10-HTC2013開催について」、資料(4-1-2)「IEEE R10-HTC2013 Call for Papers」の説明があった。
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20. 各Chapter活動報告
    • 時間の都合で、各Chapterからの報告は割愛した（資料(4)「Chapter活動報告（2012年6月～2012年11月）」を参照のこと）。
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23. その他
    • 大村次期Chair、および、12月で退任する黒部Chairから挨拶があった。

以上