日時 ： 2012年5月31日（木） 14時00分～16時00分
場所 ： 機械振興会館
出席者 ：
Chapter Operations Committee： 黒部 篤Chair,
大村 泰久Vice Chair,
宮森 高Secretary
Japan Council ： 有本 由弘Secretary
東京支部Chapter Promotion Committee : 藤代 博記Vice Chair
Chapter ： 61Chairs (WIE, 代理を含む）
議事 ：
- 議事録確認
- 資料(1)「2011年第2回Chapter Operations Committee Meeting議事録（案）」に基づいて宮森Secretaryより説明があり、 前回Meetingの議事録が承認された。
- IEEE Japan Council関係
- 2－1 2012年第1回理事会報告
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- 有本Japan Council Secretaryより、資料(2-1-1) 「2012年IEEE Japan Council活動計画」に基づいて、Japan Councilの活動計画について報告があった。
- – Long Range Strategy Committeeの継続、支部との連携強化と活動支援、本部との連携強化、国内学会との協力関係の推進などについての説明があった。
- 有本Japan Council Secretary（河野Japan Council Treasurer代理）より、会計関係の報告があった。
- – 資料（2-1-2）に基づいて、「2011年会計報告」、資料（2-1-3）に基づいて、「2011年財産目録」、資料（2-1-4）に基づいて、「2012年予算」についての説明があった。 円高によって予算が厳しくなったことに対して（Chapter支援費550万円）、ご理解と協力の要請があった。
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- 2－2 Chapter Rebateについて
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- 有本Japan Council Secretary（河野Japan Council Treasurer代理）より、 資料(2-2)に基づいて、「Chapter Rebateについて」の説明があった。
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- Chapter Operations Committee関連
- 3－1 Chapter Operations Committee報告
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- 黒部Chairより、資料（3-1)「Chapter Operations Committee活動計画」に基づいて、以下の報告があった。
- 昨年度の実績は、697万であった。今年度は、予算額が550万に対して、アンケート総額は890万で、実行ベースでは、3月時点で300万強の実績になっている。
- 日本語の主催・共催と、IEEEの定義するSole-sponsorship, Co-sponsorshipの対応を整理する。
- Award登録については、会員数の少ないChapterにおいて、授与者数がガイドの上限人数に収まるように修正頂いた上で承認した。
- 重要課題として、支援費の削減とChapterのSection傘下への移行促進がある。
- – 2012年度は支援費の大幅な削減が必要な状況である。 Chapter毎の会員数、Activityの高さと実績に応じて、可能な限り公平感のある支援費配分を行いたい。 具体的な配分について今回のCOCミーティングで議論するが、申請が想定より早く進んだため一時申請を停止している。
- – ChapterのSection傘下への移行促進は、JC理事会にてLRSC(Long Range Strategy Committee)から依頼があり、COCによる検討を始めた。 Section傘下のChapterへアンケートを実施した内容を報告した。
- 黒部Chairより、資料（3-1)「Chapter Operations Committee活動計画」に基づいて、以下の報告があった。
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- 3－2 Chapterの役割と運営について
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- 黒部Chairより、 資料（3-2-1) 「Section 9.0 Geographic Organizational Units」、 資料（3-2-2) 「Chapter定義（簡略版）」、 資料（3-2-3) 「日本でのIEEE組織史」に基づき、 Chapterの役割と運営、Chapterの定義、日本でのIEEE組織の歴史的背景について説明があった。
- チャプターは活動の最小単位であり、最小12名で構成できる。少なくとも、Chair、Vice Chair、Secretary、Treasurerの役員が必要である。
- 少なくとも年2回の技術ミーティングと年1度のミーティング報告書の提出が義務付けられている。
- 日本では、1955年にTokyo Sectionが設立、 1998年に8つ(Sapporo, Sendai, Tokyo, Nagoya, Kansai, Hiroshima, Shikoku, Fukuoka)に分かれ、 2007年にShin-etsuセクションが追加された。 1999年にJapan Councilが設立され、Tokyo Sectionの全てのChapterがJCに移行した。
- IEEEの考え方ではChapterは地域に根差したものであり、Section傘下へ移行していく方針である。 ボランティアベースでの活動で無理にお願いはしていないが、今回、LRSCから依頼があり、それを少し加速させていきたいと考えている。
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- 3－3 2012年Chapter支援費運用計画（アンケート）および申請状況
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- 黒部Chairより、 資料（3-3-1)と資料(3-3-2)に基づき、「2012年Chapter支援費アンケート集計」と「2012年 Chapter支援費運用実績と申請状況」の説明があった。
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- 3－4 Chapter支援費運用実績
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- 黒部Chairより、資料（3-4)に基づき、「2011年Chapter支援費運用実績」の説明があった。
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- 3－5 今年度のChapter支援について
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- 黒部Chairより、資料（3-5-1) 「今年度のChapter支援について」に基づき、 今年度のChapter支援の考え方と、予算配分ガイド案、アクションプランについて説明があり、内容について議論した。
- 今年度の支援の考え方は、 1）アクティビティがChapterごと異なるため、昨年度の実績を考慮すること、 2）配分の公平性から会員数で予算を比例配分した値をベースにすること、 3）比例配分額から昨年実績額を引いた赤字分の上限を5万円とすること、 4）Awardについては極力優先して支援すること、 5）全Chapterの削減努力により支出総額を抑えること、 である。
- 資料（3-5-2）「Chapter支援費予算配分案」にて、具体的な配分ガイド案の説明があった。 現予算案でも583万円であり、昨年度精算分を除いた予算527万からオーバーしており、さらなる削減への協力依頼があった。
- また、資料（3-5-3）の「昨年度支援額分布」から、事業支援費の上限を9万円に引き下げる案の説明があった。
- ガイド案について、Chapterから誤りなどを提出して頂いた上で、再計算をしたものを、今年度の予算ガイドとすることで合意が取れた。
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- 3－6 IEEE定義のsponsorshipとMOUについて
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- 黒部Chairより、 資料（3-6-1) 「IEEE定義のsponsorshipとMOUについて」と 資料(3-6-2) 「（Sponsorshipの日本語名称について）電子情報通信学会の例」に基づき、SponsorshipとMOUに関する説明があった。
- IEEEが定義しているsponsorshipには、 Sole Sponsorship、Co-Sponsorship、Technical Co-Sponsorshipの3種類しかなく、 Co-sponsorship、Technical Co-SponsorshipではMOUの作成が必要である。
- 有料の共催事業に対しては、MOUの提出があれば支援の可否を審議することを継続する。
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- 3－7 Chapterホームページの運用状況
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- 宮森Secretaryより、資料（3-7）「Chapterのホームページの運用状況」に基づいて、報告があった。
- – 5月26日現在の状況で、84％のチャプターが半年以内に更新している。
- – LEO-32 Fukuokaのホームページがまだない。
- – リンクが古いチャプターがあるようなので、新しいURLを事務局へ連絡して欲しい。
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- 各Chapter活動報告
- 各Chapterの活動報告の説明は、時間が都合で今回は割愛した（資料(4)「Chapter活動報告（2011年12月～2012年5月）」を参照のこと）。
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- その他
- 宮森Secretaryから、資料(5-1)の「2012年Chapter Chairs一覧」の紹介があった。
以上