日時 ： 2009年10月23日（木） 14時00分～16時00分

場所 ： TKP東京駅ビジネスセンター　

出席者 ：

Chapter Operations Committee ： 谷内　利明Chair, 黒部　篤Vice Chair, 長谷川　幹雄Secretary

Japan Council ： 花輪　誠Secretary, 河野　隆二Treasurer

広島支部Chapter Promotion Committee :大久保　賢祐Chair

関西支部Chapter Operations Committee ： 山本　幹Chair

Chapter ： 45Chairs (代理を含む）

議事 ：

1. 2009年第1回Chapter Operations Committee Meeting議事録確認
2. 資料(1)の「2009年第1回Chapter Operations Committee Meeting議事録（案）」について長谷川Secretaryより説明があり、承認された。
3. IEEE Japan Council関係
   • 2－1  2009年第2回理事会報告
   • 1. 花輪Japan Council Secretaryより、資料(2-1)「2009年第2回IEEE Japan Council理事会　議事録（案）」に基づいて Japan Councilの理事会の内容について報告があった。
     2. 河野Japan Council Treasurerより、 資料(2-2)「Chapterの2009年本部提出書類について」、及びその[参考資料1]「Meeting ReportのONLINE提出の手引き」に基づいて、説明があった。
4. • 2－2  2009年Chapterリベートについて
   • 1. 河野Japan Council Treasurerより、資料（2-2）に基づいて、Chapter Rebateについて説明があった。
     2. <質疑>
        • Q.Chapter役員選出届について、役員のEmailアドレスを入れるのが正式なのか？入れないのが正式なのか？
        • A.Emailアドレスは入れて頂きたい。
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7. Chapter Operations Committee関連
   • 3－1  Chapter Operations Committee報告
   • 1. 谷内Chairより、資料（3-1)「Chapter Operations Committee報告」に基づいて、以下の報告があった。
        • Chapter支援費は、ホームページに公開している「Chapter支援に関する考え方とその運用に関する留意点」という規定に従って支出している。 申請の際には、この規定を確認して頂きたい。
        • 年度初めに行ったアンケートでは、今年度のChapter支援費申請の合計が予算をオーバーしていた。 この件について、8月のJapan Council理事会で説明したが、予算内で制限せよとの指導は無かった。 従って、当初予算より赤字の形で運用することとしたい。 具体的な申請状況については、資料2-2「Chapter支援費運用実績および申請状況」を確認して頂きたい。
        • Section傘下のChapterの創設の支援を進めていくことになっている。 現時点で、21のChapterが各Section傘下のChapterとなっている。
        • 8月のJapan Council理事会で、東京SectionにChapterが無いのは、形上で少しおかしいとの議論があった。 12月の理事会に向けて、東京Chapterをどのように扱っていくか、東京Sectionで議論することとなっている。 理事会での審議を経て、次回のChapter Operations Committee Meetingで審議頂きたい。
     2. <質疑>
        • Q.ホームページの更新について、更新日時をいちいち記載しなければならないのか？
        • A.資料(3-3)の3.のとおり、更新日時はなるべく載せてほしい。
        • Q.ホームページの更新については、更新状況をチェックしているということか？
        • A.そのとおり。
        • Q.支部傘下のChapterでも、Japan Council事務局のサーバを使わせてもらえるのか？
        • A.個別に相談に応じる。IEEE本部のEWHというサーバでも対応可能である。
     3. Japan Council花輪セクレタリより、「Section傘下Chapter創設の支援」について補足があった。
        • Region10役員が、東京SectionはChapterを持っていないのかとの質問を度々受けるため、 東京Sectionで対応方針を検討し、12月のJapan Council理事会で報告するようにとの指示があった。
        • 9月と11月に東京 Sectionの理事会を行うこととなっており、9月の東京Section理事会において、大まかな方向性が出た。
          • 東京Section傘下に、Chapterを作りたいとの提案があった場合、既存のJapan Chapterと相談しながら検討する。
          • このChapter Operations Committee Meetingの場で、Japan Chapterからのご意見を頂き、12月のJapan Council理事会に報告したい。
     4. <質疑>
        • Q.東京Sectionと地方のSectionとの間に会員数のアンバランスがあるために、 東京Chapterが出来るとJapan Chapterの会員が吸い取られることを心配しているのか？
        • A.その通りである。
        • Q.世界の他の地域ではどうなっているか？
        • A.ChapterはSectionの下に作るのが基本である。 昔は、日本には東京Sectionのみであったので、その下にChapterを作った。
        • Q.東京Chapterが出来た場合、それは東京エリアしかカバーできないのか？
        • A.その通りである。
        • Q.その場合、いくつのChapterが必要となるのか？
        • A.基本的はSection毎にChapterが必要となるが、Joint Chapterという実例もある。
        • Q.各Sectionの地域割はどうなっているのか？
        • A.現在、日本の中は9つのSectionに分かれている。 札幌、仙台、信越、東京、名古屋、関西、広島、四国、福岡の9つである。
        • Q.Japan Council理事会の要請は、東京Sectionの下にChapterが欲しいということなのか？ どうしてもということでなければ、Japanで通して頂いた方がありがたい。
        • A.Japan Council理事会には、東京Chapterを作りたいという意図は無い。 Region 10の役員が、委員会で毎回質問を受けるので、対応法を検討することとなった。
8. • 3－2  Chapterホームページの運用状況
   • 1. 長谷川Secretaryより、資料（3-3）「Chapterのホームページの運用状況」に基づいて、報告があった。
        • 10月18日現在の状況で、8割のChapterのホームページが半年以内に更新されている。
9. • 3－3  その他
   • 1. <質疑>
        • Q.SIT-30に、中国で開く国際会議のTechnical Co-Sponsorになってほしいという依頼が来ている。 対応方法について、アドバイスを頂きたい。
        • A.Technical Sponsorになることに関しては、特に制限は無い。
        • C.OE-22にも同様の依頼が来ている。
        • C.SP-01にも同じような依頼が中国から来ていたが、Technical Co-Sponsorにはならないと回答した。 根拠として、Signal Processingとのオーバーラップが少なくメリットが無いこと、 構成メンバーにSignal Processingで活躍している人が入っていないことなどの理由を列挙し、お断りした。
        • 最近、このようなTechnical Co-Sponsorの要望が増えている。 　　IEEE本部のConference Boardでは、オーバーラップがどの程度あり、 　　どのようなメリットがあるか、アクティブな人が入っているかなどについて審議している。 　　SP-01では、このような審議のガイドラインに従って結論を出している。
        • C.Japan Council傘下のChapterが、中国の会議のSponsorとなるのは的が外れている。
        • C.他の地区で開催するものが来たら、その地区のSectionに回してもらった方がよい。
        • C.ロゴを使うのはある種のお墨付き。 　　VISAを必要とする入出国の場合、IEEE共催であるために入出国管理局がVISAを発給するケースがある。 　　その他にも期待している理由はいくつかあると思われる。 　　杉山Chairが話されたようなガイドラインで対応すれば大丈夫だと思う。
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12. 各Chapter活動報告
    • 資料(4) 「Chapter活動報告（2009年6月～2009年9月）」に基づき、各Chapter役員から活動報告が行われた。
    • 各支部の活動について、口頭でご報告頂いた。
      1. 広島支部の大久保Chairからは、11月に山口大で開催する学生シンポジウムについて紹介があった。
      2. 関西支部の山本Chairからは、9月3日に開催したChapter Operations Committee Meetingについての報告があった。
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14. その他
    • 5－1  Chapter支援申請とメール配信について事務局からのお願い
    • 1. <質疑>
         • Q.協賛の扱いについて、本部指定の手続きを行わなければ、正式な協賛とならないのか？ 　　　手続きを行わずに協賛した場合に報告が承認されないことがあるのか？
         • A.本部のTechnical Activity Board（TAB）で共催主催関係のレコードを取っている。 TABで認識されていないものは、オフィシャルではないという扱いとなる。 直接TABに確認する等の手続きで、慎重を記して頂きたい。 IEEE Explorerへの掲載などについても、問題が起きることがある。 そのような場合もTABに質問するのが正しい。 Japan Councilとしても、分かる範囲でお答えする。
         • Q.支援費の申請を出してから、回答が出るまでどのくらいかかるか？
         • A.手順としては、申請を頂いた後、まず書類の不備等を確認、その後メール審議を掛け、承認する。 一番早くて2週間くらいだが、1ヶ月くらいかかることもある。
         • Q.申請書のメールが届いているかというレベルで心配がある。届いているか確認した方がよいか？
         • A.一般的にも、メールは届いているか分からない場合がある。不安な時はご一報頂きたい。
15. • 5－2  IEEE Fellowへの昇格に関するデータ
    • 1. 資料（5-2）「Evaluated in 2008 for elevation on 1 January 2009」に基づいて、谷内 Chairから説明があった。
         • IEEEのFellowへの推薦について、各ChapterのChairには既に依頼のメールをお送りした。 　　適任者がいれば、積極的に推薦して頂きたい。 　　どの程度の比率でFellowとなっているか、Society毎にまとめた資料を、資料(5-2)として添付させて頂いた。 　　この資料を参考に、積極的な申請をお願いしたい。
      2. <質疑>
         • Q.Chairへメールをお送りしたとのことであるが、役員に送信するメールとの違いはあるのか？ Chairから役員にメールを転送すべきか、或いは、もうすでに届いているからしなくてよいのか、 判断できない場合がある。
         • A.役員の名簿の中に、連絡先資料の中にメールアドレスが記載されていないケースもあるので、そちらには連絡できない。 Chair, Vice-Chair, Secretaryに同時配信している。

• 河野Treasurerより、同日開催されたIEEE125周年記念式典についての案内があった。
• 黒部Vice-Chairより閉会の挨拶があった。

以上