日時 ： 2009年6月4日（水） 15時00分～17時30分

場所 ： 弘済会館　4階　梅の間

出席者 ：

Chapter Operations Committee ： 谷内　利明Chair, 黒部　篤Vice Chair, 長谷川　幹雄Secretary

Japan Council ： 花輪　誠Secretary, 河野　隆二Treasurer, 大野　栄一History Committee Chair

仙台支部Chapter Operations Committee ： 澤谷　邦男Chair

広島支部Chapter Promotion Committee ： 大久保　賢祐Chair

関西支部Chapter Operations Committee ： 山本　幹Chair

Chapter ： 55Chairs (代理を含む）

議事 ：

1. 2008年第2回Chapter Operations Committee議事録報告
2. 資料(1)2008年第2回Chapter Operations Committee Meeting議事録（案）の内容について、長谷川Secretaryより説明があり、承認された。
3. IEEE Japan Council関係
   • 2－1  2009年第1回理事会報告
   • 1. 花輪Japan Council Secretaryより、資料(2-1-1)に基づいて、Japan Councilの活動報告が行われた。
        • Long Range Strategy Committeeの継続、Award Committeeの発足、History Committeeの継続について説明があった。
        • 2009年はIEEE発足125周年であり、東京では10月23日に式典を開催予定（資料（2-1-2））で、次回のChapter Operations Committee Meetingとリンクさせる予定との案内があった。
     2. 河野Japan Council Treasurerより、会計関係の報告があった。
        • 資料（2-1-3）に基づいて、2008年会計報告があった。
        • 資料（2-1-4）に基づいて、財産目録について説明があった。
        • 資料（2-1-5）に基づいて、2009年予算について報告があった。
4. • 2－2  2009年Chapterリベートについて
   • 1. 河野Japan Council Treasurerより、資料（2-2）に基づいて、Chapter Rebateについて説明があった。
5. • 2－3  History関連
   • 1. 大野History Committee Chairより、資料（2-3-1）に基づいてIEEE Milestoneに関する説明、及び、資料（2-3-2）に基づいてHistory Conferenceの発表資料に関する説明があった。
        • IEEE Milestoneについては、今年の贈呈予定に、東京工業大のフェライト、太平洋を横断した茨城の衛星通信、高柳テレビがあり、 他にも候補となるものがあれば、出して頂きたいとの説明があった。
        • 資料（2-3-2）は、8月4日から3日間 Philadelphiaで開催される125周年の最も大きなイベントでの発表資料であり、気付いた点や 加えた方がよい点があれば、提案頂きたいとの説明があった。
     2. <質疑>
        • Q. スライド18(資料(2-3-2))の組織図において、ChapterがJapan CouncilとSectionの傘下にあるが、 　なぜこのような形となっているのか？本来はどのような形であるべきか？
        • A. 本来は、IEEEのローカルな活動はSectionが主体であるべきで、Japan CouncilはSectionの活動を 　サポートする存在である。10年前、東京Sectionを分割した際、各Sectionに全てのChapterを設置出来なかったため、その時のChapterを全て 　Japan Council傘下とした。現在では、Section傘下のChapterも21ある。Japan Council傘下のChapterを今後どうしていくか課題である。
        • Q. WIE JapanはJapan CouncilのAffinity Groupであるが、札幌SectionにもWIEがあるので、スライド18 の組織図にはSectionsからもWIEに線を引かなくてはいけないのではないか。
        • A. 完全に表現するのは難しいが、指摘して頂きたい。
        • Q. スライド18の組織図中の、「Sectionsの(9)」と、Chaptersの中の「Sectionsの(21)」の違いは何か？
        • A. R-10に属するSectionが9つ、Japan Councilに属するChapterが37で、Sectionに属するChapterが21である。 Student Branchesは、すべてSectionに属していて合わせて20ある。
        • Q. Japan Councilに属さないChapterもあるということか？
        • A. その通りである。
        • Q. SectionとJapan Councilの関係は？
        • A. IEEEのローカルな組織はSectionが原則である。Japan Councilは、日本としての組織的活動のために 作られたもので、あくまでもSectionをサポートするのが役割である。本来は、ChapterはすべてSectionの下に属するべきなので、今後は複数の SectionでJoint Chapterを作っていくなど、議論が必要である。
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8. Chapter Operations Committee関連
   • 3－1  Chapter Operations Committee報告
   • 1. 谷内Chairより、資料（3-1)に基づいて、以下の報告があった。
        • Chapter支援費運用計画アンケートの集計の合計は、予算をオーバーしている。予算の増額について8月の理事会で議論して頂く予定だが、 支援について減額査定をお願いする可能性もある。
        • Japan Councilを設置した当初、Japan CouncilのChapterは一定期間で解消し、各Sectionの傘下にChapterを設置することとなっていた。 各Section傘下に、Chapterを作る活動を支援したい。
     2. <質疑>
        • Q. Section傘下に各Chapterが作られることが望ましいとのことであるが、その利点は何か？
        • A. 各SectionにChapterを作ることで、会員の増加が期待できる。ラインがすっきりし、 各Section内のChapter Operations Committee活動により、会議進行や活動支援等も容易になる。
        • Q. 現在はCash flowがHead QuarterからJapan Councilへ回り支援が行われている。Sectionの権限や役割が見えてこない。
        • A. 全ChapterがSectionに属するようになり、Japan Chapterが無くなれば、活動資金等も各Sectionで考えることになる。
        • A. 既に、Sectionに属するChapterは存在していて、Japan Councilを通さずに、Sectionから直接資金を受けている。
9. • 3－2  Chapterの役割と運営について
   • 1. 谷内Chairより、資料（3-2）に基づいて説明があった。この資料に沿った形でChapterの運営を行って頂きたいとの説明があった。
10. • 3－3  Chapter支援に関する考え方および申請について
    • 1. 長谷川Secretaryより、資料（3-3）に基づいて、Chapter支援に関する考え方および申請についての説明があった。また、 （資料（3-3）添付資料）の通り、Chapter支援費申請書を一部改定したとの説明があった。
11. • 3－4  2009年Chapter 支援費運用計画（アンケート）と申請状況
    • 1. 長谷川Secretaryより、資料（3-4-1）に基づいて、支援費運用計画アンケートの集計結果について説明があった。
         • （CAS-四国からの指摘）CAS-04の欄に記載されているIEEE Workshop on Nonlinear Circuits Networksは、CAS-四国の申請である。 開催時期も誤りで、2009年12月4日、5日である。
      2. 長谷川Secretaryより、資料（3-4-2）に基づいて、2009年5月20日までの支援費運用実績と申請状況について説明があった。
12. • 3－5  Chapter支援費運用実績
    • 1. 長谷川Secretaryより、資料（3-5）に基づいて、2008年のChapter支援費運用実績について説明があった。
13. • 3－6  Chapterホームページの運用状況
    • 1. 長谷川Secretaryより、資料（3-6）に基づいて、Chapterのホームページの運用状況について説明があった。
         • （関西支部からの指摘）COM-19関西のホームページは存在し、関西支部からリンクはある。Japan Councilからもリンクを張るようお願いしたい。
14. • 3－7  Chapter一斉メールによる情報発信について
    • 1. 長谷川Secretaryより、資料（3-7）に基づいて、一斉メールによる情報発信について説明があった。
15. • 3－8  ChapterChapter主催Awardに関するガイドラインの改定について
    • 1. 長谷川Secretaryより、資料（3-8-1）及び（3-8-2）に基づいて、説明があった。前回のChapter Operations Committee Meetingにおいて、 ガイドライン(Ver. 1)が承認されたが、賞のカテゴリーについて曖昧な点があったため、改定を行ったとの説明があった。
      2. <質疑>
         • Q. Chapter主催Awardとは、Chapter Operations Committeeから財政支援を受けるAwardが対象か？
         • A. 昨年、Awardガイドラインが作られた経緯として、各Chapterが独自に出していたAwardに一定の基準を 設けようという議論から始まっている。従って、支援費を受けたAwardだけが対象ではない。強制は出来ないかもしれないが、Chapter名を付けた Awardは、本ガイドラインに従って頂きたい。前回のChapter Operations Committee Meetingにおいて、そのように合意した。
         • Q. 従来出していたものも、出せなくなるということか？
         • A. Awardに関するガイドラインのA.に記載されているようなChapter名を付けたAwardは、独自には出さないで頂きたい。
         • Q. Awardガイドラインの選考規定に合致しているかどうかの決定権はどこにあるのか？
         • A. Awardを授与するのはChapterであり、最終決定権はChapterにある。
         • Q. 多くの優秀な対象があった場合、5件だけChapter Awardとし、他は異なったAwardとするのは難しい。 Young Researcher Awardはencouragementであり、裁量はChapterが持つべき。
         • A. Awardの質をそろえた方がよいという議論が発端で、理事会からの指示もあり、ガイドラインが作られた。 全体のレベルを合わせることは難しいが、なるべくこれに沿って頂きたい。
         • Q. 支援を受ける場合はガイドラインに従い、受けない場合はChapter独自に実施する暫定移行期間を設けてはどうか？
         • A. ガイドラインを作成した主旨からすれば、受け入れられない。しかし、Chapterがどうしても出したい ものを強制することは出来ない。最終的な判断はChapterにお任せしたい。
         • Q. Chapterのアクティビティによって、Awardの数は異なる。アクティビティが高くないChapterは数で 制限できるが、アクティビティの高いところを数で制限するのは実態に合わない。
         • A. 前回の会議の前に、ガイドラインの素案を各Chapterに流してご意見を伺い、頂いた意見を反映した案を 前回の会議で審議し、決めたことである。
         • Q. 結果的に受賞者数がオーバーしてしまった場合には、多少Flexibilityを持って対応してくれるのか？ 或いは、ガイドラインの範囲内となってしまうのか？
         • A. ガイドラインに沿っていないものを支援することは難しい。
         • Q. 結果的に受賞者数がオーバーしてしまった場合は、支援外の枠でChapter独自でやるようにと言って 頂いた方がやりやすい。
         • A. なるべくガイドラインに沿って下さいとしか言えない。
         • Q. Award登録は、毎回行わなければならないのか？
         • A. 継続の場合は、新たにAward登録書を提出する必要はない。継続の確認をさせて頂いてAwardのデータベースを更新する。
         • Q. Awardガイドラインの目安における「対象」とは、会員の対象者のことか？
         • A. ここでの「対象」とは、会員以外も含めたすべての対象者をカウントした数である。
         • Q. 査読についてはいろいろなレベルがあるが、選考がある無しのみの区別で良いのか？
         • A. それで構わない。細かな確認はChapterにお任せしたい。
         • Q. Award登録のタイミングは、4月か？
         • A. IEEEの年度単位は1月1日から12月31日なので、今年は2月の上旬までに提出して頂いた。次年度も同時期の予定である。
      3. 賞状のフォーマットは特に規定していないが、参考資料として、今年度既に出された賞状の例を資料に添付してあるとの説明があった。
17. 各Chapter活動報告
18. 資料4に基づき、各Chapter役員から活動報告が行われた。
19. その他
    • 5－1  支部別Society会員数の推移
    • 1. 長谷川Secretaryより、資料（5-1）に基づいて説明があった。
20. • 5－2  2009年Chapter Chairs 一覧
    • 1. 資料（5-2）のChapter Chair一覧の確認を行った。
21. • 5－3  各支部からの活動報告
    • 1. 仙台支部の澤谷Chapter Promotion Committee Chair、広島支部の大久保Chapter Promotion Committee Chair、および、 関西支部の山本Chapter Operations Committee Chairより、各支部の活動について報告があった。
23. • ― 谷内Chairより閉会の挨拶があり、以下の説明があった。
      1. 本日の会議で議論したAwardの改定等については、8月3日の理事会で承認して頂く予定である。
      2. 次回のChapter Operations Committee Meetingは10月23日午後の予定で、その日の夕方にIEEE125周年行事が開催される。
26. 以上