日時：2008年11月19日（水）15時00分～17時00分

場所：弘済会館　４階　萩

出席者：

Chapter Operations Commitee : 浅田邦博Chair, 谷内　利明Vice Chair, 池田　誠Secretary

Japan Council : 菅原　勉Secretary, 橋本秀紀Treasurer,

Chapter  : 47Chairs (代理を含む）

議事：

1. 開会挨拶
   ・浅田Chair、谷内VIce Chair、池田Secretaryより挨拶があった。
2. 
   
3. 2008年第1回Chapter Operations Committee議事録報告
   ・資料１の2008年第1回Chapter Operations Committee Meeting議事録の内容について、池田Secretaryより説明があり、承認された。
   ― 前回提起されたチャプターの授与する賞の権威づけに関してのガイドラインは本日後半にご議論いただく予定であるとの補足がなされた。
4. Japan Council関係報告
   ・菅原Japan Council Secretaryより資料2-1に基づいて、2008年Japan Councilの 活動報告について説明が行われた。主な項目は以下のとおり。
   
   1. 次期役員選出が行われた
   3. 企業との共催に関してはIEEEのポリシーで、IEEEは非課税団体でありその組織と営利団体と共催を行うことは難しい問題を抱えるため、原則として禁止されて いる。共催する場合には税法上の問題に注意する必要がある。
   6. 特許の例外規定は検討中で進展なし
5. ・橋本Japan Council Treasurerより、資料2-2に基づいて、2008年度Chapterの本部報告提出書類についての説明が行われた。 主な項目は以下のとおり。
   1. Chapterの本部提出資料（３点セット）：必ず提出してほしい
   3. ：（３）２００８年度会計報告、昨年から本部の監査が厳しくなり、個々のChapterの会計報告２００８年の期末残高と、２００９年期首残高が合致している、 ２００８年末の手持ち現金を口座に戻し、会計報告と、銀行残高が合致するようにしてほしい。手間ではあるが、米国の監査により２００８年会計報告はこの方法で 行ってほしい。引き続き本部には煩雑さの解消の要望を行っていく。詳細は事務局に問い合わせてほしい。
   5. Sponsored meeting:の部分はJapan Chapterの場合には Japan Councilを選択、支部の場合には、支部を選んでいただく。
7. Chapter Operations Committee報告
   ・浅田Chapter Operations Committee Chairより、資料3-1に基づいて、Chapter Operations Committeeの活動報告について説明が行われた。
   主な項目は以下のとおり。
   1. 支援状況：２００８年予算：６５０万円（リベートを除く）：に対して１１月１０日集計で既に６７８万余り、７５件支援と予算を超過しての支援を行っている。 予算については多少の超過はJapan Councilから了解を得ている、今後は多少抑え気味にする必要があると考える。
   3. 支援費は、ケースバイケースで審査を行っているが、WEBに掲載の支援費は支援の考え方にのっとって申請をしてほしい
   5. ChapterのHPを活用した広報を行っていただきたい。また、全メンバーへの電子メール配信が可能であるので、活用してほしい。
8. ・浅田Chapter Operations Committee Chairより、資料3-2に基づいて、支援費運用実績および申請状況に関して、誤記修正などが必要な場合には事務局に 連絡するようにとの説明がなされた。
10. ・浅田Chapter Operations Committee Chairより、資料3-3に基づいて、Chapter支援に関しての考え方についての説明・次年度に向けての変更点の説明がなされた。 要点は以下の通り。
    1. 支援総額が予算を超える状況となり、今後の支援に対してはその効果を精査する時期となった。
    2. Chapter支援は、IEEE会員の会費により行っているとのことから、支援規定にのっとった支援が行われてきた。
    3. 支援申請に関しては、ぜひともこの支援規定を理解して行っていただきたい。
    4. これまで英語クリニックに関しては、運用実例に基づき支援を行ってきた。
    5. 英語クリニックに関しては、個人に対してのサービスであるとの色彩が強く、会員全体へのサービスと位置付けることの是非。
    6. Japan Councilで英語クリニックの謝金の議論をした折から、支援そのものに対する異議があった。
    7. 以上のことから、英語クリニックは来年度以降支援の対象としないということを原案として審議を行った。
    8. 本件を本会議で審議し、その結果を１２月のJapan Council理事会で承認を受けて来年度からの支援方針とする。
11. *この説明に対して：
    1. 英語クリニックは、会員の技術的要望にこたえる活動であり、また若手が対象となっていることから、会員増にも結び付く活動と考えている。
    3. 次年度以降は回数を限定した活動、参加人数が少ない場合には中止するなど費用対効果を高める対応をしたいので、支援の継続をお願いしたい。
    4. 若いメンバーの減少、投稿数の減少に直面し、この活動が投稿数の増加、英語クリニックを通して自信をつけさせて送り出すといった活動である。
    6. 教育的効果は認めるが、IEEEで実施すべき活動かという疑問、この活動をすべてのChapterが実施した場合費用面で実施ができないのではないか、 といったサステナブルではない観点からも本サービスの継続は難しいのではないかと判断している。
    8. 遠隔講義などを活用すれば交通費などを削減できるという観点でもよいのではないか。
    10. 活動そのものの意義はあると考えるので、費用対効果に関しては今後は、講師は原則としてローカルから依頼することとし、出張費などを圧縮することで 支援の継続の強い要請があった。
    12. その他からの意見は特になく、最終的に、次年度以降、英語クリニックに関しては、会場費などの支援は行う、講師は可能な限り近隣からとし、旅費は原則地域内、 やむをえない場合のみ旅費の支援を行うこと、実施効率に留意して発表練習者の最小催行人数を定め、参加募集を行うことをこの場での決定とし理事会での承認を 得ることとする。
13. ・池田Secretaryより、資料3-4に基づいて、Chapterホームぺージ運用状況に関しての説明がなされた。
    1. １１月１１日付：多数のチャプターでは半年以内に更新が行われているが、ごく一部にほとんど更新がされていない、役員一覧のみというところがあるので、 最新の活動などの広報を行っていただきたい。
    3. 一部のChapterでは年度当初の更新以降の更新がなされてないので、積極的な広報活動を行っていただきたい。
    5. HPを開設、もしくは移設した場合にはJapan Council事務局にURLを連絡していただきたい。
15. ・浅田Chairから資料3-5に基づいて、Chapterが授与する賞のガイドライン案に関して説明がなされた。
16. 要点は以下のとおり。
17. 1. 前回の会合の場でChapterが出す賞がばばらばら、かつ賞の文言がばらばらで、受賞者としても賞の価値を見いだせないのではないか。
    3. JCで諮ったところ、ChapOpで議論し原案をJCに答申することが求められた。
    5. 原案は９月にChapterChairに配布し、意見を招請し、その意見をもとに改定した内容となっている。
19. <質疑>
21. Q. ガイドラインの発行は来年度からか？
22. A. 理事会で認められ次第規定を配布し来年度から実施したい。来年度は過渡的な措置が例外的にありうる。
24. Q. 受賞対象の国際会議の登録とは、年度初めの登録か？
25. A. そのとおりである、賞を登録するにあたって、受賞対象の学会もきまるはずであるので、賞の登録と同時であると考える。ただし、カテゴリ４功績賞はあらかじめ というのは難しいので、例外はあるのではないか。
26. Q. 受賞対象が、「当該分野に対して」とあるが、当該分野で複数の論文誌がある場合などの扱いは？
27. A. 分野というのはChapterChairにしか判断ができないこともあるので、「当該分野」との表現となっているので、Chapterの現状に即して賞を登録してほしい。
29. Q. 授与対象は会員、もしくは会員の手続きをしたもの、となっているが、学生などに授与する場合、学生は非会員が多く、学会のその場で授与する場合には難しい のではないか。規定を緩められないか。？
30. A. 学生会費は非常に安い、賞も会員を支援する、会員の費用を使用した支援である、ということを考えると、学生であっても入会させることにはそれほど大きな問題は ないのではないか。
32. *Chapterによってはその場で入会書に記入させているという事例もある。
34. Q. Chapter独自の賞まで制限するものか？
35. A. 前回の議論では、同種の賞が乱立気味であるので、それらに統一基準を与えたい、ということであったことから、Chapterが独自に実施する場合、JC、支部が 出す賞には本規定は適用しないが、賞の名前は違いがわかるようにしてほしい。また、JCのHPでも差別化ができる。
37. Q. 授与対象は会員、もしくは会員の手続きをしたもの、となっているが、学生などに授与する場合、学生は非会員が多く、学会のその場で授与する場合には難しい のではないか。規定を緩められないか。？
38. A. 学生会費は非常に安い、賞も会員を支援する、会員の費用を使用した支援である、ということを考えると、学生であっても入会させることにはそれほど大きな問題は ないのではないか。
40. *授与対象人数を事前登録するとなっているが、実際には対象者で応募してくれるかどうか不明であるため、人数の登録が難しい。
41. *事前登録はあくまでも想定される数字。国際会議であれば、採択率、採択数などはおおよそ想定されるので、その中で想定する受賞者の割合を登録して いただければよい。
42. *優秀論文賞に関しては特に想定人数の登録は不要。B-1からB-2はすべてを満足するということではなく、関連する項目のみ満足させればよい。また、同じ賞で ジャーナル、国際会議両者から取るというものは受賞者にも混乱をもたらす可能性もあるため、賞のあり方を少し検討いただくのがよい。
45. Q. 受賞者が会員であるかの規定は、Chapter独自の賞にもあてはめるのか？
46. A. ここでの規則は、IEEE　JCでオーソライズした場合には適応する、それ以外の賞に関しては、会員であるかの規定は適用しない。Chapterで独自の資金で本規定外で 行う場合には、会員規定も独自にけっていただければよい。ただ、心情的にはIEEE活動であれば、ぜひこのルールにのっとっていただけるとありがたい。
48. Q. JCに承認された賞が対象？共催の同様の賞の扱いは？
49. A. 承認されない限り支援の対象とはならない。共催の同様の賞まで縛ることはできないが、その場合区別ができるようにしてほしい。ただしこれは第一歩である。
51. *Fの１，２は選択してほしい。
53. **　QA：ＥＤ１５より、前回Chap Op会議でも提起したChapterと企業との共催に対しての質問があり、菅原JC Secretaryから、Chapter活動に関しては、IEEEのHPに 明確にされており、非課税団体であるIEEEと営利団体である企業との共催はこの定義に従って行ってほしいとの説明がなされた。
55. 各Chapter・各支部の活動報告
    ・各Chapter役員から資料4に基づき、活動報告が行われた。
59. その他
    ・事務局から資料５に基づきChapter支援申請とメール配信に関してのお願い行われた。
    ・仙台支部から支部活動に関しての報告がなされた。
    ・谷内Vice Chairから次期Chairへ向けての挨拶、次期Secretaryの紹介。
    ・長谷川 次期Secretaryから挨拶
    ・菅原JC Secretaryからのお願い、学会の共催などに関して時折IEEE本部からJCや支部に問い合わせが来て初めて状況がわかることがあるが、Chapterとして、 活動される際に、IEEEのHPに記載されている、Sponsorship, Co-Sponsorship, Cooperationの定義とガイドラインを参照いただきそれに沿って活動いただきたい。
    ・ガイドラインなどは電子化されるのか？
    　　　 － JCでの承認後電子化される
    ・年と年度の関係は?
    　　　 － IEEEの年度はカレンダー年と同じ ・浅田Chairから退任の挨拶・および閉会の挨拶があった。

以上