日時：2007年7月19日（木） 15時00分～17時00分

場所：アイビーホール青学会館 2階 ミルトス

出席者：

Chapter Operations Commitee : 浅田邦博Chair, 谷内利明Vice Chair, 池田　誠Secretary

Japan Council : 菅原　勉Secretary,橋本秀紀Treasurer,

東京支部Chapter Operations Committee　: 山下　幸彦Chair,

関西支部Chapter Operations Committee　: 山本　幹Chair,

Chapter  : 40Chairs (代理を含む）

議事：

1. 開会挨拶
   浅田Chair、谷内Vice Chair、池田Secretaryより挨拶があった。
3. 2006年第2回Chapter Operations Committee議事録報告
   資料１の2006年第2回Chapter Operations Committee Meeting議事録の内容について、浅田Chairより説明があり、 異議なく承認された。
4. Japan Council関係報告
   
   1. 菅原Japan Council Secretaryより資料2-1-1に基づいて、2007年Japan Councilの活動計画について説明が行われた。 主な項目は以下のとおり。
      • Council理事会の開催（3/12東京、8/20京都、12/3東京を予定）
      • 各支部の活動強化
   3. 橋本Japan Council Treasurerより、資料2-1-2、2-1-3、2-1-4に基づき2005年会計報告、財産目録、2006年予算、 資料2-2に基づき2006年Chapter Rebateについて説明が行われた。
6. Chapter Operations Committee関連報告
   1. 浅田Chairから資料3-1-1に基づきChapter Operations Committeeの活動報告が行われた。
   2. 　　
      • Chapter活動の支援
      • 7/6現在の支援費運用実績は30件である。支援総額としては65件650万円を想定している。 予算が尽きた場合や、本部からの追加支援がない場合には、そこで支援が終わってしまう可能性もあるので、 出来る限り、早めの申請をしていただきたい。
      • Section傘下Chapter創設支援
      • 現時点での支部傘下のChapterとして37あり、総数55Chapter。
      • Awardの受賞
      • 今回は特になし。
      • Chapterホームページの充実及び広報活動
      • ホームページ(HP)はChapter活動を広く知って貰う重要な情報伝達手段であり、ＨＰの充実をお願いする。 支援費を出す要件ともなっている。 また、Ｅメールアドレスの把握できているJapan Council全メンバーに事務局からＥメール発信が可能であるので、 ルールに従い情報発信して頂きたい。
      • 資料3-1-2のJapan Councilでの報告資料に関しても説明があった。
   3. 
      <質疑>

      Q. 事務局のホームページ上ＷＥＢページを作成することは可能か？
      A. 可能である。
      Q. IEEE-JPを使用しているChapter数は？
      A. 20件程度ある。事務局がアップロードする場合と、Chapterがアップロードする場合がある。

         

   4. 浅田Chairから資料3-2に基づき、Chapterの役割と運用について：英文の定義書を確認いただき、不明な点は事務局に 問い合わせていただきたい旨、説明があった。

   5. <質疑>

      Q. １７ページ全ての銀行口座に関してIEEEのSTAFFのサインが必要とあるが。
      (G．6．c）
      A. 橋本Treasurer：特に現在までのところ、Account自体に関してIEEEからクレームがついたことはない、 Concentrated Account（US$建てでDebitできるカードの使用)を推奨されているが、日本では円建てで支払うことが 使いにくいということがあり、日本では推奨しないことになっている。
      A. 菅原Secretary：Ｅのところに記述がある。
      Q. アメリカの方のChairが変わったのに本部のSocietyに変更が伝わっていない。本部とSocietyの関係はどうなっているのか。
      A. Treasurerリストのアップデートが遅れていると聞いている。積極的にSocietyにアップデートを通知する方が良い。
      

   6. 浅田Chairから資料3-3に基づき、Chapter支援の考え方とその運用に関する留意点に関して詳細の説明がなされた。 支援申請の際の基本的な考え方であるので、参照していただきたい。
   7. 
      
   8. 浅田Chairから別途資料：「Chapter支援費申請書｣の変更に関しての説明があった。主催、共催、協賛などがChapterによって まちまちであることがわかってきた。単独で実施する場合にはSponsor、複数で実施する場合にはCo-Sponsorと判断するという 変更をしたい。

   9. <質疑>

      Q. 関連する団体名称にCooperationがないのはどうしてか？
      A. 主催の場合、だれが関連するかは関係ないが、Co-Sponsor、Co-Operationの場合には、誰が主催、共催しているのかが重要となるので 記述していただきたい。
      **申請の条件として、きちんとＵＲＬを明記していただくことを再確認していただいた。
      <質疑>

      Q. 親SocietyがSponsorの場合に申請できるのか、留意事項cdeを参照していただきたい。
      Q. ＤＬの場合、Societyのダイレクトに請求するルートもあるが？
      A. 親Societyの支出は主に、InternationalのAirFair、国内旅費はChapterが支出することが一般的。
      Q. ＤＬに関しては旅費に関して面倒を見なくても良いとの認識であるが?
      A. ＤＬ本人がどう考えてるか次第である。ケースバイケース。

   10. 浅田Chairから運用計画、アンケート結果について3-4-1の説明がなされた。 アンケート結果はすでに予算オーバーの額の希望が出ており、かつ、すでにアンケート外の申請も受理しているため、すでに赤字が 見込まれている。アンケート一覧に掲載されていないものがあれば事務局に修正を依頼してほしい。

   11. <質疑>

       Q. 4番目の項目が違っている。
       Q. アンケート回答を忘れてしまったが。
       A. アンケート回答をしていないから申請絵尾受理しないということはないが、予算がなくなってきた場合には考慮する可能性が あるので、ぜひ当初にご協力いただきたい。
       Q. Student Awardを出したが、学会側の事務局から税金を払わなくてはいけないとの指摘を受けた。所得税だけではなく、 贈与税がかかるのではないか。
       Q. 贈与税の場合には一人100万円以下の場合にはかからないはずである。
       A. 認識はしたので、Japan Councilで検討していただき、公式な見解として出すようにする、結論が出たら各Chapterに通知する。
       Q. 国内、海外開催の場合には?
       A. いずれも検討する。

   12. 浅田Chairからホームページ運用状況に関して説明があった。 　－ＨＰがないところは新設Chapterが中心、ぜひ早急に解説してほしい。 　－内容に関して:ぜひ事業内容に関しても会員にわかりやすいようにしてほしい。
   13. 
       
   14. 浅田Chairから資料3-7に基づき、一斉メールの情報発信に関して説明があった。 　－ルールに関して概要の紹介がなされ、活用してほしいとの依頼があった。

   15. <質疑>

       Q. IEEEの事務局から送信されるメールがIEEE本部でSPAN判定される率が非常に高い。
       A. IEEE本部でルールを更新しているので、事務局側で解決するのはなかなか難しい。メールアドレスを含めるとSPAN判定される 可能性がある等。事務局からSPANフィルターにかからない書き方に関してIEEE本部に問い合わせてみる。

9. 各Chapterの活動報告
   1. 各Chapter役員より資料4に基づき、活動報告が行われた。
   4. <質疑>
   6. Q. LEO Kansaiが新設されたことによって、Japan Chapterはどうするのか？
   7. A. Japan Chapterは全ての支部にChapterが出来た際に、Tokyo Chapterになる。
10. その他
    
    1. 各Chapter役員より資料4に基づき、活動報告が行われた。
       • 資料5はIEEE全世界の会員動向（Region別/Society別)であり、今後のChapter活動の参考にして頂きたい。
       • Chapter Chair一覧、修正は事務局に

    2. <質疑>

       Q. SectionのChapterに関して、とりあえずJapan Chapterにして他が出来るまではTokyo Chapterを作らないという方針であったが、 10年経ってもできないものは、今後も出来ないのではないか？それならもうTokyo Chapterを作ってはいかがか？ChapterのないSection はたくさんある。
       A. Societyの規模によって議論しなくてはいけないのではないか。残りをどうするにかも考える必要がある。この議論は8月のJapan Council理事会に議題として載せたい。

       <質疑>

       Q. 昨年の11月以降にURLを登録したが、HPが無いかURLが不明な件数に変化が無いのはどうしてか。
       A. 先ほども説明したが、11月以降にChapterが一つ増えているので、実際は1件減少している。
       

13. 
    以上