日時：2005年11月14日（月） 15時00分～16時45分
場所：弘済会館 4階 蘭の間
出席者：
Chapter Operations Commitee : 四元勝一Chair、浅田邦博Vice Chair
青木 忠一Secretary,Japan Council : 林 秀樹Secretary、橋本秀紀Treasurer
Chapter : ３７Chairs (代理を含む）
議事：
- 開会挨拶 四元 Chairより挨拶があり、今年末で退任される役員の方への感謝などについて述べられた。
- 資料１の2005年第1回Chapter Operations Committee Meeting議事録の内容について、承認された。
- Japan Council関係報告
- 林Japan Council Secretaryより、資料2-1に基づいて、2005年Japan Councilの活動報告について説明が行われた。 主な項目は以下のとおり。
- IEEE Japan設立に向けてBylaws原案を作成、IEEE本部への働きかけを開始。
- 独自サーバの運用開始、事務局独自のメール配信ソフトの作成などIT環境の整備。
- 東京支部５０周年記念セレモニー案の紹介と委員構成などの承認。
- 第２回理事会を広島で開催し、広島支部との交流を実施。
- 常設委員会活動として、Chapter Operations Committeeを６月22日に開催、Student Activities Committeeにおいて学生ブランチの新しいメーリングリストを整備し、8月から運用開始。
- 本年で契約が切れるIEEEと国内学会との協定書の更新。
- 林Japan Council Secretaryおよび事務局支援小林氏より、資料2-2および参考資料に基づいて、Chapterの本部報告提出書類について説明が行われた。
- Japan Council傘下のChapterの場合：報告書類は、2006年Chapter役員選出届、2005年Meeting Report、2005年会計報告であり、全ての書類を提出しないと 翌年度のChapter Rebateがおりないので注意。また、2006年役員選出届けは、今年からon lineでの提出となり、銀行口座の情報のみ別途FAX。
- 支部傘下のChapterの場合：報告先は所属支部となるので、報告形式および提出締切日等は支部Secretary/Treasurerに確認。ただし、役員選出届けは Japan Councilにも提出。
- <質疑>
- Q. 役員選出届けの記載に関して、内線番号は必須項目か。
- A. 内線番号および会員番号は必須項目ではない。
- C. Japan Council活動報告のその他の記載内容で、「研究・技術企画学会」とあるが、「研究・技術計画学会」の誤りである。
- Q. 本年で契約が切れるIEEEと国内学会との協定書の更新を行ったと説明したが、関連するSocietyへの照会は行っているのか。
- A. 継続的に更新を行っているので、Societyへの照会は行っていない。
- Q. 協定書の更新を行った学会として、電子情報通信学会／情報・システムソサイエティと記載されているが、別のソサイエティとはどうなっているのか。
- A. 本年、契約が切れるのが情報・システムソサイエティであり、他のソサイエティについては調べてみる。
- Q. 電子情報通信学会として、まとめて協定書の更新を実施できるようにしたらどうか。
- A. 過去の経緯などを調査し、まとめてできるか検討する。
- Chapter Operations Committee関連報告
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- 四元Chairから資料3-1に基づきChapter Operations Committee活動報告が行われた。
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- Chapter活動の支援：10月末現在の支援費実績額は5,173,369円、件数は52件。
- Section傘下Chapter創設支援：MAG-33仙台が5月に発足し、SMC-28広島が申請手続き中。
- Awardの受賞：EMC-27が「Special Chapter Recognition Award」を８月に受賞。
- Chapterホームページの充実および広報活動：資料3-4に基づきホームページ（HP）の運用状況について説明。 Chapter活動を広く知って貰う重要な情報伝達手段であり、HPの充実をお願いする。HPの運用状況を調査した結果（11月7日現在）、 最新更新時期が1年以内のChapterは28、逆に開設以来更新されていないChapterは2、HPが無いかURLが不明のChapterは5であった。 開設以来更新されていないChapterの数は6月から1/3に減っている。また、HPが無いかURLが不明のChapterは５であるが、 今年開設されたChapterを含んでおり、事実上は３Chapterに減少している。 Chapter支援事業はHPによる会員内外へのPRを付帯条件にしているので、積極的にHPを利用して欲しい。 なお、HP更新時には更新日を明記していただきたい。
<質疑> Q. 情報発信にe-mailが使用できるとの説明があったが、詳細について教えて欲しい。
A. 連絡したい内容を事務局に送付いただければ、事務局から情報発信する。 なお、情報発信にはルールがあるので、そのルールに則って実施していただきたい。- 青木Secretaryから資料3-2、3-3に基づき、2005年Chapter支援費の運用状況について説明が行われた。 10月末現在の支援費運用実績は、受理件数50件（不受理2件を除く）で5,058,369円、これに前年精算分2件の115,000円を加えて、 合計5,173,369円である。予算が550万円であるので、残り約30万円となり、予算どおりに着地できそうである。年内に企画行事を 予定しているChapterは早期に支援費依頼を提出して欲しい。また、Chapter別で見ると、支援費を利用しているChapter数は合計30、全体の約2/3、 利用回数は4件が一番多い状況である。
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<質疑>
Q. 謝礼金については源泉徴収していないが、税金の扱いについて教えて欲しい。
A. 法人化された場合は源泉徴収することになるが、現在は法人化されていないので、謝礼金を受け取った側が責任をもって税対応することになる。 C.受け取った側が確定申告すべきであり、金額が20万円以上の場合で申告しないと脱税となる。
- 資料3-4のChapterホームページの運用状況については、Chapter Operations Committee報告の説明において、四元Chairから説明されたので、割愛された。
- 四元Chairから資料3-5に基づき、東京支部創立50周年記念行事について説明が行われた。2005年にIEEE東京支部は50周年を迎え、2006年3月に記念セレモニーを開催することが決定した。 セレモニーは、50年前は全国が東京支部に所属していたことから、全支部でお祝いすることになり、Japan Council共催となった。
- 実行委員会の発足：幹事は東京支部・Japan Councilの橋本treasurer。
- 式典内容：式典は2006年3月1日（水）13時30分～19時30分に、パレスホテルで開催。
- 新規Award：従来のMedal受賞者やAward受賞者というフォーマルなものではなく、多論文採択会員、設立時の会員、初の女性会員など、 50周年およびIEEEが見える形のカテゴリーや長年ボランティア活動に貢献された方などを対象。この中でチャプター活動功労賞（仮称）を設け、各チャプター1名を表彰するので、 Chapter Chairの方は推薦して欲しい。
- 各Chapter の活動報告
- 各Chapter役員から資料4に基づき、活動報告が行われた。
- その他
- 資料５のIEEE全世界の会員動向についての説明は省略され、資料６のRAB Operations Manual, 9.6 CHAPTERSについては、D. Chapter Officerの項に、 「役員は毎年改選され、任期は連続最大2年であることが記載されている」ことが説明された。
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<全般的な質疑> - Q. DL講演会などで、講師側と事前交渉した額が減額されると、その対応に苦慮するので、最初から金額の提示をしていただくことは可能か。
- A. 事前に相談していただくことは可能なので、企画事業の内容が決まった段階で相談などしていただきたい。
- Q. 講師謝礼金について、上限はあるのか。
- A. 上限は設定していない。申請1件あたりの上限は20万円なので、この中で上手に運用していただきたい。
- Q. IEEE Japanを設立する理由は何か教えて欲しい。
- A. IEEEの活動単位はSectionであり、CouncilはSectionを束ねる連絡会としての位置づけに本部から見られている状況で、活動にも制限などがある。これらを解消するためにIEEE Japan設立に向け活動を開始した。 すでにIEEE Canadaなどが設立されている。
- Q. IEEE Japan設立後もCouncilは継続するのか。
- A. 本部とも議論しているが、当面は継続する方向である。
- Q. 50周年記念の活動功労賞の推薦については、今後連絡が来るのか。
- A. すでに連絡しており、11月末が締切りである。
- Q. 活動支援費の1件あたりの上限20万円は、Japan Councilでの規定か。
- A. その通り。
以上