日時：2005年6月22日（水） 14時00分～16時00分

場所：弘済会館 4階 蘭の間

出席者：

Chapter Operations Commitee : 四元勝一Chair、浅田邦博Vice Chair、青木 忠一Secretary

Japan Council : 林 秀樹Secretary、橋本秀紀Treasurer

福岡支部Chapter Operations Committee  : 牧之内 顕文Chair

Chapter  : ３６Chairs (代理を含む）

議事：

1. 開会挨拶　四元 Chairより挨拶。引き続き、CommitteeメンバーおよびJapan CouncilのSecretaryとTreasurerより挨拶。
   　　　　
2. 資料１の2004年第2回Chapter Operations Committee Meeting議事録の内容について、5ページの「SIT-20」を「SIT-30」に誤記修正することで、承認された。
   　　　　
3. Japan Council関係報告
   　　　
   1. 林Japan Council Secretaryより、資料2-1-1に基づいて、2005年Japan Councilの活動計画について説明が行われた。主な項目は、
   2. 
      
      • 「IEEE Japan」の具現化に関する検討
      • 支部との連携強化および活動支援
      • Council理事会の開催予定
      • 　　　　
      • 本部との連携強化
      • 　　　　
      • 国内学会との協力関係の推進
   3. 　　　　
   4. 橋本Japan Council Treasurerより資料2-1-2、2-1-3、2-1-4に基づき、2004年会計報告、財産目録、2005年予算について説明が行われた。
   5. 
      
      • 2004年会計報告：前年繰越金を含む収入は46,231,923円、次年度繰越金は17,468,167円。
      • 2005年予算：収入合計22,824,980円、支出合計26,890,480円で収支は－4,065,550円、繰越金をとりくずす状況である。
      • Japan Councilは収入より支出の方が毎年300万円～400万円多く、繰越金が減少している状況である。今後は収入の増加および支出の削減を実施し、収支の均衡を図っていく予定である。
   6. 　　　　
   7. 橋本Japan Council Treasurerより資料2-2に基づき、2005年Chapter Rebateについて説明が行われた。
   8. 
      
      • 本部からの受領条件は、2005年役員届の提出、2004年会計報告の提出、2004年Meeting Reportの提出である。
      • 期限内に提出すると10% Bonusがある。また、Technical 、Professional、Educational Meetingのレポート提出合計が6件以上のChapterにはActivity Bonusも支給される。
      • 　　　　
      • Rebateは換金時の為替レートを適用して、日本円にて各Japan Chapterの銀行口座へ振り込む。
   9. 
      
   10. 林Japan Council Secretaryより、資料2-3に基づいて、IEEE Milestone候補申請について説明が行われた。日本関係では八木アンテナなど 4件が選ばれており、関西支部から電卓、東京支部からVHSが申請中である。顕彰対象になりそうな事柄を発掘し、積極的に申請をして頂きたい。
4. 　　　　
5. Chapter Operations Committee関連報告
6. 　　　　
   1. 四元Chairから資料3-1に基づきChapter Operations Committee状況報告が行われた。

7. 　　　　

   • 2005年活動計画：Chapter支援費総額の予算は約550万円。
   • Section傘下Chapter創設支援：支部傘下のChapterは　AP-03福岡を含め８つ。
   • Chapter活動活性化に関するお願い：各Chapterは少なくとも年2回以上のTechnical Meetingを開催することが必要。昨年はこの条件を満足していない Chapterが2つあったので、事務局より注意喚起した。また、各Chapterは①Meeting Activity Report、②Current Officer Report、③Financial Activity Reportの 提出が必要。
   • Sectionとの連携：支部（Section）傘下のChapterは所属Sectionとの密接な連携をお願いする。Reportの提出先も所属Section。
   • Societyとの連携：Parent SocietyはそれぞれChapter活動支援のSubsidy/Grantプログラムを持っており、単年度ベースでの申請が必要。
   • Chapterホームページの充実および広報活動：ホームページ（HP）はChapter活動を広く知って貰う重要な情報伝達手段であり、HPの充実をお願いする。 HPの運用状況を調査した結果（6月15日現在）、最新更新時期が1年以内のChapterは24、逆に開設以来更新されていないChapterは6、HPが無いかURLが不明の Chapterは5であった。なお、事業の継続性の観点からＨＰは事務局のサーバを使用して頂くようお願いしたい。
   • その他：Ｅメールアドレスの把握ができているJapan Council全メンバーに事務局からメール発信が可能であり、ルールに従い情報発信をお願いする。メール 配信ルールは後日事務局より送付する。
8. 　　　　
   1. 青木Secretaryから資料3-2に基づき、Chapter支援の基本的な考え方とその運用に関する留意点、Chapter支援費申請について、記載内容を変更することについて 説明が行われた。
9. 
   
   1. Chapter支援の基本的な考え方とその運用に関する留意点の変更内容
      • Chapter支援費の運用に関する留意点として、「支援事業については、Chapterのホームページ等によりChapter会員に周知すること」の追記。
      • Chapter支援費の運用に関する例示(g)若手獲得・育成のための企画に、「若手論文賞などの各種表彰において、賞金、賞品の授与や渡航費の援助などを行う場合は、 その対象者はIEEE会員または会員になることを承諾したものに限る」の内容を追記。
   2. 
      
   3. Chapter支援費申請について
   4. • 「申請書は事業実施の前に、提出すること」を「申請書は事業実施の1ヶ月程度前に、提出すること」に変更。また、「支援費として講師の交通費や宿泊費を申請する場合、 講師になる方が別の目的で来日などされる時は、支援対象者の全体の旅程表を提出する」の内容を追記。
11. 　　　　
12. 質疑：
14. Q. Japan Council傘下のChapterは関東域のChapterと考えてよいのか。
16. A. 現在、各支部毎にChapterを設置できないこともあり、Japan Council傘下のChapterとなっている場合もあるので、関東域に限定ではなく、（支部傘下のChapterが無い残りの）日本全域をカバーするChapterと考えて頂きたい。
18. Q. 各支部毎にChapterが設置されれば、Japan Council傘下のChapterは無くなると考えてよいのか。
20. A. Japan Council傘下のChapterはJoint Chapterという位置づけであり、全支部に設置された場合には東京支部傘下のChapterになる。
22. Q. 支部のRebateはJapan CouncilのRebateと関係しているのか。
24. A. Rebateの請求は支部毎に実施しており、Japan Councilと直接関係している部分は無い。
26. Q. 福岡支部では、若手研究者の育成のために表彰を行っているが、今回追記された条件を満足しないといけないのか。
28. A. Chapter支援費を利用する場合の条件であり、Section支援費については支部の考え方に沿って実施して頂きたい。
30. Q. 本部からの講演の場合、個人情報保護の観点から国内の限られた旅程しか提出していただけなかった事例が過去にあった。全体の旅程表を提出するには問題があると思うが、いかがか。
32. A. 支援費の対象を明確にするために、全体の旅程表を提出して頂きたい。ただし、どうしても無理な場合は、その旨を連絡して頂き、別途相談したい。
34. Q. 表彰対象者の条件として、「IEEE会員または会員になることを承諾したものに限る」は少し厳し過ぎる。IEEEから表彰されることにより、会員の拡大に結びつくと考えるが、いかがか。
36. A. 支援費はIEEE会員のために利用するのが基本であり、今回の条件を追記したいと考える。また、今回の条件に合わなくても若手表彰により、実際に会員増に結びついているものがあれば、別途相談に応じたい。
38. C.「IEEE会員になることを承諾したもの」の表現は、「口頭で会員になることをお願いし、了承した」との内容でも良いと考える。
40. C.「IEEE会員でない受賞者に会員になるための申請書を送付し、会員になることをお願いする」との内容でも良いと考える。
44. 【結論】原案通り承認された。なお、「IEEE会員になることを承諾したもの」の具体的な考え方としては、 上記コメントを含めて運用する。
    1. 青木Secretaryから資料3-3に基づき、2004年Chapter支援費運用実績について説明が行われた。支援受理件数は56件でRebateを 含めた支出は6,385,947円、残金は614,053円であった
    2. 青木Secretaryから資料3-4に基づき、2005年Chapter支援費運用実績と各Chapterの運用計画について説明が行われた。5月31日現在、 支援受理件数は21件＋2004年度精算分2件、支援費合計は2,417,789円であり、残金は3,082,211円である。また、2005年における各Chapterの 支援費運用計画を調査した結果、件数は57件、支援費は7,182,500円であった。支援費の申請内容が明確な内容については、 早めに申請書を提出して頂きたい。
    3. 資料3-5のChapterホームページの運用状況については、Chapter Operations Committee報告の説明において、 四元Chairから説明されたので、割愛された。
47. 各Chapter の活動報告
    1. 各Chapter役員から資料4に基づき、活動報告が行われた。
50. その他
    1. 青木Secretaryから資料5-1に基づき、Society別会員数の推移について説明が行われた。
    2. 資料5-2の2005年Chapter Chairs一覧に関して、修正点などがある場合は事務局まで連絡して頂きたい。
51. 　　　 　　　
    全般的な質疑応答：上記議事の終了後、以下の質疑応答が行われた。

    Q. Society別のトータルの会員数は減少傾向にあるが、複数のSocietyに登録している会員もおり、Japan Councilとしての会員数はどのような傾向か。

    A. Japan Councilの会員数は多少増加している。ただし、IEEE全体を見ると、米国などで減少しており、全体的には減少傾向にある。

    以上