日時：2004年11月9日（火） 13時00分～15時00分

場所：弘済会館 4階 蘭の間

出席者：

石川元、四元勝一、今村健、瀬崎薫、橋本周司、各チャプター代表

(出席：４５名)

議事：

1. 開会挨拶　石川 Chair
2. 資料１の2004年第１回Chapter Operations Committee Meeting議事録の内容について、配布資料どおりに承認された。
3. Japan Council関係報告
   • 瀬崎Japan Council Treasurerより、資料2-1に基づいて、2003年Japan Council活動計画の報告が行われた。主な項目は、
     • 信越支部設立の承認
     • 独自ドメイン(ieee-jp.org)の取得
     • 2005年/2006年Japan Council役員選挙の結果
     • Student Activities Committeeの活動報告（Boston支部との学生交流）
   • 資料2-2に基づき、2004年の本部への提出書類の説明が行われた。
     • 3種類のレポートを期日までに提出して欲しい。
     • Japan Chapterと支部傘下のChapterでは手続きが異なるので注意。
     • 期限内に提出すると10% Bonusがある。また、Technical Mtgなどを6件以上実施したChapterにはActivity Bonusも支給される。
   • 
     質疑：
     Q. Chapter活動に関する案件の最終決定権はどこが持っている？
     A. Chapter自身の活動およびChapter間の関係に関する事柄は、Chapter Operations Committee自らがが最終決定権を持つ。
4. Chapter Operations Committee関連報告
   • 石川Chairから資料3-1に基づきChapter Operations Committee状況報告が行なわれた。
     • 2004年は10月末時点で51件の支援事業の実績。
     • Rebateを含んで約600万円（予算700万円）。
     • CIS-11とC16 Fukuokaの二つのChapterが設立された。
     • 2005/2006年の当Committeeの役員候補は以下のとおり。
     • Chair: 四元勝一、Vice Chair: 浅田邦博、Secretary: 青木忠一
6. 質疑：
7. Q. 会計年度は？
8. A. 1月1日から12月31日まで。
   • 今村Secretaryから、資料3-2-1、3-2-2、3-3に基づき、今年のChapter支援の状況説明などが行われた。
     • 2004年は、10月31日現在で、51件、505万円、Rebateを加えると600万円。予算（昨年比100万円増）に比べて現時点では100万円のアンダー。今年は残り少ないが積極的に利用して欲しい。
10. 質疑：
11. Q. 申請しても減額や却下される割合は？
12. A. 約60%が申請どおり、30%が申請金額より減額。却下の件数は少ない。
13. Q. 2005年の行事について今から申請しても良い？
14. A. 次の年度の実施であっても、申請は受け付けている。資料3-2-1に示すように、すでに2005年実施のものが2件承認されている。
    • 石川Chairから資料3-4に基づき、Chapter支援の基本的な考え方が説明された。
16. 質疑：
17. Q. AP-03では、IEICE AP研と共催で研究会を行っており、招待講演を実施し支援を受けてきた。過去の例では、必ずしも技術的でないテーマの場合でも支援を受けてきたが、最近の申請は却下された。判断基準は？
18. A.IEEEの会合での講演であるので、何らかの形で学術的な側面があると認められるテーマにしていただきたい。明確な基準は設ける事は難しいので、Committeeでそのつど判断することになる。Committeeが講演テーマなど関して疑義がると判断した場合は、Committeeから申請元のChapterへSuggestionを行って、修正もしくは納得できる説明が行われる場合は支援を承認することになる。そのためにも申請は早めに出してほしい。
19. Q. 活動が外から見える形で行うには、IEEEの旗を活用するなどを検討してはどうか？
20. A. 検討する。
    • 今村Secretaryから資料4に基づき、Chapter活動におけるメール配信ルール案について説明された。これまでメール配信は東京支部事務局が各Chapterからの依頼を受けて行ってきたが、Chapter活動でのメール配信ルールがなかった。6月の前回会合において、「自分達に関係の無いと思われる様々な技術分野のChapterからのメールが舞い込んできて迷惑である」という意見が出たため、このメール配信ルール案を作った。ポイントは、メール配信先はChapter Chairが選ぶが、自Chapter以外のChapter会員へ送る場合には、送付先Chapterなどの了解を得ることとした点。この点を中心に議論が集中した。
22. 質疑：
23. C. 特定の技術分野に限定されない横断的な技術に関するSocietyのChapterでは、メールをIEEE全会員に送りたいケースが多いので、原案のようにメール配信を制限されるのは困る。（EMC-27、SIT-20、CPMT-21、RA-24などから同様の意見。）
24. C. 会員個人がメール配信を「不要」と申請できるが、その場合は国内のIEEEからのメールが全て停止されることになるので、それも問題あり。（フィルタをかけて個別の会員の要望に応えることは、技術的には可能であるが、費用の点から非現実的）
25. C. 結局、送り手側を規制するのではなく、受け手側がフィルタリングするしかない。フィルタリングを容易に出来るようにSubjectをテンプレート化するなどのルールを定めてはどうか。
26. C. メール配信は一回だけでなくReminderも出せるようにしてほしい。
27. 【結論】資料4に以下の点を盛り込んだ改訂案をCommitteeで作成し、各Chairへメールで提示し、賛同を得れば実施に移す。
    • ４．配信先（２）の「ただし」以下の文章を削除
    • ５．通知形式に（３）としてメールSubjectにチャプタコード等を記載する表記基準を追加
    • ７として東京支部事務局への依頼方法を記載
    • (本ルール案の周知方法（Webに掲載など）。メール配信停止方法の周知方法（Webに掲載、メール末尾に入れるなど）
    • 石川Chairから資料5に基づき、出張旅費規程の改定案の説明があった。今後、本会合には、各支部のChapter Promotion CommitteeのChairにもご出席いただくこととし、その際の出張旅費を補助するもの。原案通り承認された。
28. 各Chapter の活動報告
    各Chapter役員から資料4に基づき、活動報告が行われた。

全般的な質疑応答：

上記議事の終了後、以下の質疑応答が行われた。

Q. Fellowの推薦は東京支部からだけ行うのか？

A. Fellow推薦は、各支部のFellow Nomination Committeeが支部ごとに独自に行っている。 なお、Fellow推薦は支部推薦以外のパスもある。

以上