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2004年 第1回

日時：2004年6月7日（月） 14時00分～16時00分

場所：弘済会館 4階 菊の間

出席者：

石川元、四元勝一、今村健、瀬崎薫、橋本周司、各チャプター代表

(出席：４１名)

議事：

  1. 開会挨拶　石川 Chair
  2. 資料１の2003年第２回Chapter Operations Committee Meeting議事録の内容について、承認がなされた。
    1. 議事録内容については昨年12月に各Chapterへファイル送付済。
    2. 配布資料では、以前の送付済みファイルに比べて、学生Award金額に関する記述（4ページ11行目）において「明文化された上限はないが、」の部分を追加している。理由は、Award業績が学生単独によるものか学生グループによるものか、関連分野での他学会との賞金とのバランス、など様々の事情を考慮して、Award金額が決められているのが実態であり、上限金額は明文化されていないため。
  3. Japan Council関係報告
    1. 瀬崎Japan Council Treasurerより、資料2-1に基づいて、2003年Japan Council活動計画の報告が行われた。主な項目は、
      • IEEE Japanの具現化をIEEE本部に働きかけ理解を得つつある。
      • 香港でのRegion 10 Student Congressへ学生を派遣する。
      • Boston支部との姉妹支部協定に基づき、派遣学生を募集する。
    2. 資料2-1-4に基づき、2004年予算の概要説明。Student Branch支援費を50万円増加、Chapter支援費を600万円から700万円に増加。
    3. 資料2-2に基づき、2004年Chapter Rebateについて説明がなされた。
      • Chapter Rebateは$180から$200に増額。
      • 10% Bonus（期限内に全てのReportを提出したChapterが対象）
      • Activity Bonus($75)が新たに新設された。Technical Mtgなどを6件以上実施したChapterが対象。
    4. 2004年は、Chapter Rebate＋10％Bonusは34の Japan Chapterへ支給される。Activity Bonusは17の Japan Chapterへ支給される。（支部Chapterについては本部から各支部へ送付されるため、JCでは把握していない。）
    5. 2004年Rebateは本部から送金済。JCにて換金中。6月末までに各Japan　Chapterへ振り込まれる。支部Chapterは、各支部事務局へ問い合わせしてほしい。
  4. Chapter Operations Committee関連報告
    1. 石川Chairから資料3-1に基づきChapter Operations Committee状況報告が行われた。
      • 2004年度活動計画について、予算700万円、約55件を計画。本年2～3月に各Chapterの計画アンケートをとった。その結果をもとに効率的な予算運用を図る。
      • 支部傘下のChapter創設支援
      • Chapter活動活性化に関するお願い
    2. 石川Chairから、資料5-1に基づきIEEE Milestone候補申請について説明が行われた。
    3. 今村Secretaryから、資料3-3、3-4に基づきChapter支援の状況説明などが行われた。
      • 2003年は、44件、469万円の支援実績。Rebateを加えると総額541万円。
      • 2004年は、5/31現在で28件、265万円の実績。Rebate予定額を加えると総額361万円余り。予算700万円のちょうど半分のペース。
      • アンケート集計と比較すると、当初計画されていた案件(A,B)が実施されたもの5件以外に、新規提案の案件が4件もある。このようにアンケートに記載されていない案件でも予算が許す限り受け付ける。
  6. 質疑：
  8. Q. 国際会議で発表する学生全員に出す賞の支援を申請したら、支援却下されたが、学生の国際会議などの参加支援に対する考え方は？
  10. A. 国際会議に参加する学生全員を均等に支援するのではなく、その中で優秀な論文をセレクトし、Awardを与えるという形で支援してほしい。１案件は20万円が上限であるので、一人3万円とすると6名程度までAwardが出せる。参加学生のほとんどがAwardを受けるというような結果にはしないという条件の元で、人数などは各Chapterの自主的判断に任せる。
  12. Q. 国際会議の採択率は低いので、全ての学生を支援してもよいのでは？
  14. A. 国際会議の採択とChapterとしての支援は別の次元と考える。優秀な学生をChapterが主体的に選定した結果としてのAwardがChapter支援の要件。
  16. Q. Japan Councilのメーリングリストを使って各種講演会のアナウンスが送付されてくるが、自分に関係の無いと思われる技術分野の講演会案内メールなども多い。メーリングリスト使用にあたってのPolicyは？
  18. A. JCおよび東京支部が配信を依頼する場合は、会員に必要と判断したものに限っている。各Chapterが配信を依頼する場合は、その配布先（他Chapterや他支部を含むか否か）は各Chapterの希望に任されているのが現状。
  20. A. メーリングリストを用いた会員へのメール配信に関して、各支部、各Chapterを包括する統一ルール案をJCとして作成し、次回のこの委員会にご提案することで、ご了解いただきたい (瀬崎 JC Treasurer)。 委員会として了承。
  22. Q. Japan Councilと各支部、Japan Chapterと支部Chapterの関係は？
  24. A. 日本では、元々東京支部（Section）だけが存在して日本全域をカバーしていたが、会員数が10,000名を越える大組織になったため、1998年11月に、日本におけるIEEE活動の活性化を促し、地方在住の会員へのサービス向上を目的として、全国を８支部に分割し、各地に新しくIEEE支部を設立した。 8支部に分割する際に、各支部間の交流を推進し、活動支援を行う目的で８支部の承認を得て、IEEE Japan Councilが新設された。（IEEE Bylawsでは、Councilには現在Japan Councilがおこなっているような8支部をまとめるような役割は認められていない。このため、IEEE USAやIEEE Canadaのように、全体をまとめる機能を有するIEEE Japanの設立に向けて動いている。） Chapterも本来なら支部分割のときに支部傘下のChapterに分割すべきであったが、こちらは会員数の関係など複雑な課題があり、すぐには分割が困難であった。このためひとまずIEEE RAB Operations Manual で規定している、複数支部の合意で設立できるCouncil ChapterとしてJapan Chapter を設立してIEEE Japan Councilの 傘下に入り、準備のできたところから、順次支部傘下Chapterに分割していこうとしている。
  26. A. IEEEは地域活動の中心を支部（Section）においており、Chapterも支部に設立することを原則としている。IEEE BylawsではCouncil傘下Chapterも規定されているが、現実にCouncil傘下Chapterがあるのは日本を含め少数であるので、IEEE内部でも理解されにくい状況にある。Council 傘下ChapterであるJapan Chapterは、各SectionがJointして作ったChapterであると理解していただくのが相応しい。本部にもそうご理解いただいている。しかし、これからは、本来の形であるSectionごとのChapter設置を少しずつ進めていく。その場合は、Jointで作られているJapan Chapterから、一つのSectionの会員が分離してChapterを作っていくと理解してほしい。
  28. A. DEI-32 Fukuokaの設立の場合にも、『Japan Council傘下のJapan Chapterがあるのに、福岡支部傘下の福岡Chapterができると、福岡支部所属のDEIS会員は二つのChapterに所属することになりおかしい』ということで、SocietyのEndorsementが当初は出なかった経緯がある。 　 IEEE RAB Operations Manual では明記していないが、Council Chapter設立規定の主旨から、支部傘下Chapterができると支部所属会員はJapan Chapterから離れて支部傘下Chapter所属に自動的になるので、二つのChapterに所属することにはならないことを説明して設立許可を得ている。
  29. 各Chapter の活動報告
    各Chapter役員から資料4に基づき、活動報告が行われた。

全般的な質疑応答：

上記議事の終了後、以下の質疑応答が行われた。

Q. Chapter Homepageを作る場合、JC事務局でサイトのサポートをしてもらえる？

A. 従来、プロバイダ (nifty) にJC事務局のHPサイトを置いており、その容量の中に、多くのChapterのHPも置いていた。しかし、現在、JCの独自ドメインを立ち上げ中であり、ホスティングサービスもこのドメインで行う準備をしている。当分は、旧来のHPを残し、徐々に独自ドメインへの移行作業を進め、来年1月を目処に全面的にHPを移すことを計画している。

以上

2004年 議事録