日時：2002年11月25日（月） 14時00分～15時40分
場所：学士会分館（東大赤門横）２階 第６会議室
出席者：
榑松 明、石川 元、金子正秀、小柳恵一、堀 洋一、各チャプター代表
(出席：４０名)
議事：
- 開会挨拶 榑松 Chair
- 資料１の2002年第１回Chapter Operations Committee Meeting議事録の内容について、承認がなされた。
- 小柳Japan Council Secretaryより、資料2に基づいて、2002年Japan Councilの活動報告が行われた。主な項目は、理事会での主要議題（Section支援費の新設、東京支部とBoston支部間のSister Section Agreement、2003/2004年Japan Council役員選挙の結果）、常設委員会活動（Student Activities Committee、他）など。質疑は特になかった。
- 小柳Japan Council Secretaryより、資料3に基づき、本部への年次報告のための書類の作成依頼がなされた。会計報告の作成については、後日、堀Japan Council Treasurerから、各ChapterのTreasurer宛に電子メールにて連絡する旨の補足があった。
- 金子Secretaryより、資料4-1、4-2に基づいて、2002年Chapter支援費運用実績と申請状況（11月22日までの申請分）が報告され、了承された。11月22日までの申請分の合計は、33件、約393万円である。昨年よりも実績が少し下回っている。
更に、金子Secretaryより、資料4-3（前回Meetingでも配布済み）に基づいて、Chapter支援費の考え方とその運用に関して、幾つか補足説明を行い、了承された。補足説明は、「申請の際には会員にどの様なベネフィットがあるのか、或いは、会員増のためである旨、等を明確に記載して頂きたい。」、「講演謝礼・旅費等の場合には、講演のプログラムを申請書に添付して頂きたい。」など。
質疑は特になかったが、GRS-29より資料４－２について、2002年支援費の欄の訂正の申し出があった。訂正内容は、「（誤）講演会(2) → （正）講演会(1)、ワークショップ(1)」。 - 榑松Chairより、資料５に基づいてChapter新設状況について説明がなされ、了承された。質疑は特になかった。
- 各Chapterから、資料６に沿って2002年6月～2002年11月の半年間の活動状況とChapter支援費利用事業について報告され、了承された。質疑は特になかった。
全般的な質疑応答：
上記議事の終了後、以下の質疑応答が行われた。
- Q. 支援費の上限が２０万円となっているが、これを３０万円とかにはできないか？
A. 申請１件当たりの上限は２０万円としている。なお、１ Chapter当たりの年間支援費の上限が２０万円に設定されている訳ではない。 - Q. 年度末に近付いた時点で予算の残額に余裕がある場合、年間での支援費の合計が２０万円を越えても、支援費を申請して良いのでは？！
A. 申請があった都度、可否を判断したい。 - Q. 来年度のChapter支援費の申請は、いつから出せるのか？
A. 特に区切りは設けていないが、早めに申請して頂きたい。来年度も支援費については総額500万円を予定している。 - Q. E-mail address が不明の方がいるが、OE-22では会員の１割位のE-mail addressが不明。
本部としても、なるべくE-mail address を教えてくれるように会員に依頼している。各Chapterにおいても、会員にE-mail addressの登録を呼びかけてほしい。
その他：
CPMTより、CPMT(USA)のMorris氏（VP）から、「CPMTは現在収入が減少しているので、国際会議では利益を出すことが求められ、CPMTと他団体とのイベント共催は総経費の15％以上の利益が見込めるものしか実施してはいけない」という連絡が来たが、他ソサイエティからはこの様な連絡は来ていないでしょうか、という問いかけがあった。
これに対し、「IEEEの活動の場合、全てConference Manual に従って実施されているので、Conference Manualを参照すると良いのでは。」というアドバイスがなされた。また、「IEEEがConferenceで余ったProceedingsを購入してくれるので、Conference単独の収支としては助かるが、３年経っても売れ残った分については後で引き取り（その分の金額をIEEEに返却）を要請されるので注意が必要。」という指摘があった。
次回Meetingの予定：
次回の予定は未定。新体制の下で決定される。
以上