Student Activities Committee支援ガイドライン

Japan Council Student Activities Committee(JC SAC)支援の考え方とその運用に関する留意点

JC SAC支援に当たっての基本的考え方

JC SACは、IEEE学生員のための活動について、以下の3つの条件をいずれも満たすものについては財政的な支援を行うことができます。 (JC SAC支援費はIEEE Japan Councilが拠出しております。)

  1. IEEE学生員の技術的、教育的、専門的要望に応える行事・企画であること、または、IEEE学生員増に結びつく行事・ 企画であること。
  2. Student Branch (以下SB)が主体的に活動し、それが外部から見てもはっきりわかる行事・企画であること。
  3. 支援費がIEEE学生員と直結したところで、はっきり目に見える形で使われる行事・企画であること。 (役員の会合や一般的なSBの事務費などには支援しない。)

SAC支援費の運用に関する留意点

支援する事業は原則として「主催」「共催」に限定し、「協賛」「後援」等には支援しない。 共催事業では、一般的な財政援助ではなく、具体的な支出項目について支援する。 なお、IEEE内の他組織(WIE,GOLDなど)、IEEE外の組織、海外の組織を問わず、 共催の場合は必ず全体の予算計画書を提示し、どの項目にSAC支援費が活用されるかを明示すること。 終了後に提出する決算報告書についても同様とする。

SBが主催・共催する講演会等では、講師・パネラー等はボランティアベースが基本である。 IEEE会員あるいは共催学会会員の講師・パネラーへの講演謝礼は支援しない。 ただし、非会員への謝礼は支援できる。 また、招待者については、会員、非会員を問わず、 旅費(最も経済的なルート・チケット種別)・宿泊費等(ただし国内)は実費支援できる。 講演者の主目的が同時期に開催される他の行事への出席である場合には、 旅費・宿泊費の支援は、純粋に支援事業のために追加が必要になった部分のみとする。

参加者への交通費の支給は、原則IEEE学生員のみとする。 同一Section内では原則として交通費を支給しないこととするが、2,000円/人を超える場合は支給できる。

旅費、宿泊費については実費精算を原則とする。 海外旅費、グリーン車、Jクラス、スーパーシート等のプレミアム料金は支援しない。 宿泊費の支援額は常識の範囲とする。また、旅費、宿泊費などのキャンセル料金については支援しない。 会場費は極力、大学などの無料で使えるスペースを活用する。

懇親会費への支出は認めない。会議費または昼食(弁当)代として、1,000円/人を上限として認める。 ただし、アルコール類は認めない。

SBが企画するコンテストなどの賞金は支援しない。

一つのSBが年度内に行う複数の事業に対して支援することを妨げない。

SAC支援費申請・使用方法

支援を希望するSBは「Student Branch活動支援費申請書」をJC事務局に提出すること。 申請書は、原則として事業実施の1ヶ月以上前に提出すること。 なお、支援費として講師の交通費や宿泊費を申請する場合、講師になる方が別の目的で来日などされる時は、 支援費の対象者(講師)の全体の旅程表を提出すること(様式は自由)。 申請の諾否は、JC SAC Chair および JC Treasurerが決定します。

事後に、報告書・精算書を提出すること。 使途変更を希望する場合は、事前に事務局に許可を得ること。 無断で流用した場合は該当金額を返金していただきます。

ご希望の方は、申請書をダウンロードしてお使い下さい。
提出は、jc@ieee-jp.orgへの添付でも結構です。