日時：2006年6月23日（金） 14時00分～16時00分

場所：アイビーホール青学会館 4階 クリノン

出席者：

Chapter Operations Commitee : 四元勝一Chair, 浅田邦博Vice Chair, 青木 忠一Secretary

Japan Council : 林 秀樹Secretary,橋本秀紀Treasurer,

仙台支部Chapter Operations Committee : 亀山 充隆Chair,

福岡支部Chapter Operations Committee : 牧之内 顕文Chair,

Chapter  : ４２Chairs (代理を含む）

議事：

1. 開会挨拶　四元 Chairより挨拶があり、IEEEの活性化に向け、各Chapterにおいても積極的な 活動を実施して欲しいことなどについて述べられた。
2. 
   　　　　
3. 資料１の2005年第2回Chapter Operations Committee Meeting議事録の内容について、承認された。
5. Japan Council関係報告
   　　　
   1. 林Japan Council Secretaryより資料2-1-1に基づいて、2006年Japan Councilの活動計画について説明が行われた。 主な項目は以下のとおり。
      • 「IEEE Japan」の本部承認を目指し、さらに検討を推進
      • 支部との連携強化および活動支援
      • Council理事会の開催予定（3月東京、7月北海道、12月東京）
      • 第２回理事会を広島で開催し、広島支部との交流を実施。
      • 本部との連携強化
      • 国内学会との協力関係の推進
   3. 橋本Japan Council Treasurerより、資料2-1-2、2-1-3、2-1-4に基づき2005年会計報告、財産目録、2006年予算、 資料2-2に基づき2006年Chapter Rebateについて説明が行われた。
   5. 林Japan Council Secretaryより資料2-3に基づいて、IEEE Milestone候補申請について説明が行われた。 日本関係では八木アンテナなど6件が選ばれており、最近では2005年に電卓が受賞し、2006年にVHSの受賞が決定している。 顕彰対象になりそうな事柄を発掘し、積極的に申請をして頂きたい。なお、完成後25年以上経過したものが対象となる。
7. Chapter Operations Committee関連報告
   1. 四元Chairから資料3-1に基づきChapter Operations Committee活動報告が行われた。
   2. 　　
      
      • Chapter活動の支援
      • 2005年実績は57件、5,077,314円であり、約50万円の残金となった。 2006年予算は55件、昨年と同額の550万円。各Chapterの2006年支援費申請予定の調査結果では、 28Chapterより66件、約706万円の計画があり、これを基に支援費の有効活用と弾力的かつ機動的な運用支援に努める。
      • Section傘下Chapter創設支援
      • IEEEのPolicyでは、ChapterをSectionごとに設置することを推奨しており、Section傘下の新Chapter創設に積極的に支援する。 現時点での支部傘下のChapterは10。設立申請中のJapan Council傘下のChapterはProfessional Communication Society (PC-26) Japan Chapterで37番目となる。
      • Chapter活動活性化に関するお願い
      • Regional Activities Board (RAB) Operations Manualによると、各Chapterは少なくとも年2回以上のTechnical Meetingを開催 することが必要。また、各Chapterは①Meeting Activity Report、②Current Officer Report、③Financial Activity Reportの 提出が必要であり、提出がないとChapter Rebateは支給されず、3年連続してReport提出のないChapterは解散になるので注意願いたい。
      • Sectionとの連携
      • 支部（Section）傘下のChapterは所属Sectionとの密接な連携をお願いする。Reportの提出先も所属Section。
      • Societyとの連携
      • Parent SocietyはそれぞれChapter活動支援のSubsidy/Grantプログラムを持っており、単年度ベースでの申請が必要。積極的な活用を お願いする。
      • Chapterホームページの充実および広報活動
      • ホームページ（HP）はChapter活動を広く知って貰う重要な情報伝達手段であり、HPの充実をお願いする。HPの運用は、 ①事務局に原稿を送り事務局で更新、②事務局サーバを使うが、更新は各Chapter、③Chapter独自でサーバを用意し運用、 の３通りがあるが、事業の継続性とタイムリーな更新を考慮すると、②を推奨する。また、Eメールアドレスの把握できている Japan Council全メンバーに事務局からEメール発信が可能であるので、活用して頂きたい。
      • Awardの受賞
      • GRS-29 Japan Chapterが「2005 Chapter Excellence Award」を受賞。
   3. 
      <質疑>

      Q. 資料3－1の冒頭に「Chapter活動は、IEEE会員が人間的に・・・重要な活動です」と記載されているが、何かの資料に記載があるのか。
      A. IEEEのＨＰ（Geographic Activitiesの項）や資料3－2のA項のDefinitionに記載がある。
      Q. Eメールアドレスの登録が無い方への情報発信については、サポートしてもらえるのか。また、Chapterの会員名簿については、提供してもらえるか。
      A. Eメールアドレスの登録が無い方へのサポートはできない。また当該Chapterの会員名簿については、提供することができる。さらに、 Chapter Chairの方はIEEE本部のデータベースにアクセスでき、当該Chapterの必要な情報を入手することが可能である。
      Q. Section傘下の新Chapter創設を支援すると記載にあるが、どのような支援をして頂けるのか。
      A. 手続きにおける相談や理事会に提出する時のサポートなどを行っている。
      

   4. 四元Chairから資料3-2に基づき、Regional Activities Board (RAB) Operations Manual　9.6 CHAPTERSの内容について 説明が行われた。この中にChapterの設立や運営を行うための内容、役員の選び方に関する内容などが記載されているので、 ぜひ一度目を通して頂きたい。

   5. <質疑>

      Q. E、Fの項に役員の選挙内容が記載されているが、現状の方法で問題ないか。
      A. 現状の方法で特に問題は無いと考えている。

   6. 青木Secretaryから資料3-3に基づき、Chapter支援の考え方とその運用に関する留意点について、記載内容の変更に関して説明が行われた。 主な変更内容は以下の通りである。
   7. 
      
      • 支援する事業は「主催」「共催」に限定し、「協賛」「後援」等には支援しない。但し、全体行事の中で、その部分だけ取り出して Chapterの主体性が確保されると共に外部から見てそれが明確な場合は支援できる。
      • 各種表彰における賞金、賞品や渡航費用などの副賞の支援は、その表彰の対象が学生（大学院生を含む）の場合は3万円／人、一般を含む場合は5万円／人、 グループの場合は10万円／団体を限度とする。
      • 旅費、宿泊費は実費精算を原則とし、海外旅費やグリーン車等のプレミアム料金は支援しない。宿泊費は常識の範囲とし、会場費、 旅費などのキャンセル料金は支援しない。また、講演者の主目的が同時期に開催される他の行事への出席である場合は、 旅費・宿泊費の支援は純粋に支援事業のために追加となった部分のみとする。
      • 共催事業の講演会等の経費は、参加費が無料の場合には、分相応の支援はできる。

   8. <質疑>

      Q. 共催事業において、参加費が有料の場合は、経費を支援して頂けないのか。
      A. 会場費や印刷費などの経費は、有料である参加費から支出すべきものであり、支援はできない。なお、主催の場合は、 共催とは違ってかなり広い内容で支援することができる。
      

   9. 青木Secretaryから資料3-4に基づき、各Chapterの2006年活動予定アンケート集計結果について説明が行われた。 件数は65件、申請予定額は7,055,000円であり、昨年とほぼ同様な結果であった。申請予定額は予算よりオーバーしているが、 昨年を例にとると予算内に着地できると考えられる。なお、行事が確定しているものは、早めに申請を行って頂きたい。

   10. <質疑>

       Q. アンケートに記載していない事業については、今後支援して頂けないのか。
       A. アンケートに記載していない事業についても支援可能なので、申請して頂きたい。
       

   11. 青木Secretaryから資料3－5－1、3－5－2に基づき、2005年Chapter支援費運用実績、2006年Chapter支援費運用実績と 申請状況について説明が行われた。2005年運用実績は、申請受理件数が57件、支援金額は5,141,289円であり、358,711円の残金となった。また、2006年運用実績では、申請受理件数23件、支援金額2,258,610円である （6月15日までの承認分）。2005年事業の精算分４件を加えると、2,410,110円となり、残金は3,089,890円である。
   12. 
       
   13. 四元Chairから資料3－6に基づき、Chapterのホームページの運用状況について説明が行われた。約60%のChapterがホームページ（HP） をタイムリーに更新しており、HP開設以来一度も更新されていないChapterも1年間で１／６に減少した。また、HPが無いかURLが不明な Chapterの件数に変化は無いが、１Chapter新設されたので、実際は１Chapter減少している。Chapter支援事業はHPによる会員内外への PRを付帯条件にしているので、HPの積極的な活用をお願いしたい。また、更新時には更新日を明記して頂きたい。

   14. <質疑>

       Q. 昨年の11月以降にURLを登録したが、HPが無いかURLが不明な件数に変化が無いのはどうしてか。
       A. 先ほども説明したが、11月以降にChapterが一つ増えているので、実際は1件減少している。
       

   15. 四元Chairから資料3－7に基づき、Chapter活動におけるメール配信ルールについて説明が行われた。メール配信ルールができた経緯は、 2年ほど前の本会議において、IEEE関連のメールが非常に多く届くので、何とかして欲しいとの意見があり、これをきっかけとして 作成したものである。タイトルを見ると自分に関係がある内容か判断できるようにしている。なお、時々全く関係しない内容の メールが届くことがあるので、配信先については、全員とするのではなく、関連Chapterのみとするなどの配慮をして頂きたい。 また、システムの都合上、添付ファイルは付けられないので、注意して頂きたい。

   16. <質疑>

       Q. IEEEのEメールエイリアス経由でくるものがスパム判定されてしまうが、対応策など無いか。
       A. 対応策について今後検討させて頂きたい。
       Q. HTML形式の内容を配信することはできるか。
       A. テキスト形式のみとなっているので、ルール配信の配信文形式に追記する。
       

8. 各Chapter の活動報告
   1. 各Chapter役員から資料4に基づき、活動報告が行われた。
   2. 
      <質疑>
   4. Q. 共催となっている場合、主催者に対して金銭的なコミットメントをするのが基本と考えているが、他のChapterは何か金銭的なコミットメントを実施しているのか。
   5. A. AES-10では従来から電子情報通信学会の研究会と共催しており、一昨年からは奨励賞や論文賞に関する費用を負担している。
   6. Q. NPS-05において、Non-technical Meetingとして電気学会プラズマ技術委員会やパルス電磁エネルギー技術委員会の内容が記載されているが、具体的に何を実施しているのか。
   7. A. Chapterメンバーが技術委員会に属しており、委員会において本Chapterの内容を相談している。
   8. C. 技術委員会の位置づけは、あるテーマについて調査などすることである。本内容を記載するのであれば、別の項目として記載して頂きたい。
   9. A. 是正する。
9. その他
   1. 資料5－1はSociety別・支部別の会員数であり、今後の活動の参考にして頂きたい。資料5－2は2006年IEEE Japan Chapter および各支部 Chapter Chairsの住所録であり、誤記等があったら、 事務局まで連絡して頂きたい。
   3. 支援費の運用に関して補足説明が四元Chairより行われた。主催、共催事業に限定するのは、主催、共催することにより財政的な負担が生じる可能性があり、一方協賛、後援の場合は 広報宣伝についての責務のみであり、財政的な負担は生じない。よって、主催、共催に限定している。また、なるべく多くの事業を支援することから、支援費の金額について1件当たり 20万円など制限を設けている。それ以上の支出が必要な場合はChapterで費用を負担するようにして頂きたい。
   4. 
      <質疑>

      Q. 今日の資料の電子データは頂けるのか。
      A. A. 全資料というわけにはいかないが、提出元において検討の上、Chapterにおいて 役に立つ資料をメールで送付することにしたい。

12. 
    以上