日時 ： 2010年6月3日（木）　15時00分～17時00分

場所 ： 如水会館

出席者 ：

Chapter Operations Committee ： 谷内　利明Chair, 長谷川　幹雄Secretary

Japan Council ： 花輪　誠Secretary, 河野　隆二Treasurer

仙台支部Chapter Promotion Committee :畑岡　信夫Chair

広島支部Chapter Promotion Committee :大久保　賢祐Chair

関西支部Chapter Operations Committee 山本　幹Chair

Chapter ： 55Chairs (代理を含む）

議事 ：

1. 2009年第2回Chapter Operations Committee Meeting議事録確認
2. 資料(1)の「2009年第2回Chapter Operations Committee Meeting議事録（案）」について長谷川Secretaryより説明があり、承認された。
3. IEEE Japan Council関係
   • 2－1  2010年第1回理事会報告
   • 1. 花輪Japan Council Secretaryより、資料(2-1-1)「2010年IEEE Japan Council活動計画」に基づいて、報告があった。
     2. 河野Japan Council Treasurerより、資料(2-1-2) 「2009年会計報告」、(2-1-4)「2010年予算」に基づいて、会計関係の報告があった。
4. • 2－2  2009年Chapter Rebateについて
   • 1. 河野Japan Council Treasurerより、資料（2-2）に基づいて、Chapter Rebateについて説明があった。
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7. Chapter Operations Committee関連
   • 3－1  Chapter Operations Committee報告
   • 1. 谷内Chairより、資料（3-1)「Chapter Operations Committee報告」に基づいて、以下の報告があった。
        • Chapter活動の支援については、申請予定件数が多く、予算内に収めることが厳しい状況である。年度後半に多少減額をお願いする可能性がある。
        • Chapterの役員の選出、資金の運営などについては、資料(3-2)を確認して頂きたい。
        • 資料(3-4-1)は、Chapter支援アンケートによる計画内容である。申請の際には、ホームページに掲載している「Chapter支援の考え方とその運用に関する留意点」を参考にして頂きたい。
        • 各Sectionの中にChapterを発足させることになっている。Section傘下のChapter創設を支援していきたい。
        • Chapter Awardは、年の初めに登録して頂き、登録されたものに対して支援するという形をとっている。現在の登録数は57件である。
     2. < 質 疑 >
        • Q.複数のSectionが一緒になっているChapterがあるが、こういう形も問題無いのか？
        • A.資料(3-2)にJoint Chapterの定義がある。SectionをまたいでChapterを作ることも可能である。
     3. 谷内Chairより、（資料3-1-1）「Awardの推奨フォーマット」について説明があった。
8. • 3－2  「Chapter支援の考え方とその運用に関する留意点」の改定
   • 1. 長谷川Secretaryより、資料3-3に基づいて、「Chapter支援の考え方とその運用に関する留意点」の改定について、説明があった。
     2. < 質 疑 >
        • Q.表彰対象者は何人まで出せるのか？
        • A.Awardの表彰数上限については、Awardガイドラインで規定している。Awardガイドラインの内容は、今回は変更していない。
        • Q.賞状を事務局の方で、一括で発注することはできないか。
        • A.独自の賞状を使いたいというChapterもあるので、今回は推奨フォーマットという形にした。
     3. 長谷川Secretaryより、資料(3-3-2)に基づいて、「Award登録書」の改定について説明があった。
9. • 3－3  Chapterホームページの運用状況
   • 1. 長谷川Secretaryより、資料（3-6）に基づいて、Chapterのホームページの運用状況について説明があった。
10. • 3－4  一斉メールによる情報配信について
    • 1. 事務局より、資料（3-7）に基づいて、Chapter活動におけるメール配信のルールについて説明があった。
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13. 各Chapter活動報告
    • 資料(4) 「Chapter活動報告（2009年10月～2010年5月）」に基づき、各Chapter役員から活動報告が行われた。
    • < 質 疑 >
      1. Q.報告の中で、電子情報通信学会との共催があったが、電子情報通信学会の共催の条件が厳しくなっているので、共催は出来ないはずである。
      2. A.相手側と調整し、プログラムの中に協賛か共催かを明記して頂くことにしたい。
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16. その他
    • 各支部のChairから、支部の活動についてご報告頂いた。
      1. 仙台支部の畑岡Chapter Promotion Committee Chairからは、Chapterの創設予定に関する報告があった。
      2. 関西支部の山本Chapter Operations Committee Chairからは、関西支部のChapter Operations Committee活動に関する報告があった。
      3. 広島支部の大久保Chapter Promotion Committee Chairからは、11月に山口大学で開催する学生シンポジウムについて紹介があった。
    • 花輪Japan Council Secretaryから、会議の協賛に関して、Chapterへの協力依頼があった。
    • 日本政府観光局から、国際会議の支援、誘致の活動に関して、配布資料に基づいて説明があった。
    • < 質 疑 >
      1. Q.SectionのChapterとJapan Chapterとの関係について、ご説明を頂きたい。
      2. A.Chapterは、それぞれのSectionに作ることが基本であるが、東京section が日本全体をカバーして1つのChapterとしていたのを、すぐに9つのChapterに分けるのは難しかった。そこで、Japan Councilを作り、その中にJapan Chapterを作るという暫定的な処置を行った。最終的には、Japan Chapterが自然消滅すると想定していたが、そうならなかったのがここ10年間の経緯である。
      3. Q.例えば、関西でJapan Chapterが開催するイベントがあるが、その場合、関西支部のChapterはどの範囲の会員を対象に活動すればよいのか？活動の範囲や対象が難しい。
      4. A.関西にChapterが出来たら、Japan Chapterに属するのは、関西以外の会員である。関西Sectionの会員は、関西Chapterに属する。両方に属することはない。Japan Chapterとよく相談した方がよい。
      5. Q.会員の6～8割はJapan Chapterに属する。従って、地方の支部は、TransactionペーパーにAwardを与えようとしても、現在のAwardガイドラインに従うと、数が足りないので表彰出来ない。あまり縛ることはやめて頂きたい。
      6. A.Societyの会員が少ないところは分割が難しいという面もあるが、活動は自由に進めて頂きたい。
      7. Q.Japan Councilからの役員へのメール連絡の宛先が統一されておらず、役員間の意思疎通が困難である。ChairからTreasurerまでを含めて全役員に送信するように統一してほしい。
      8. A.基本的に、全役員に届くようにお送りしている。

• 谷内Chairより閉会の挨拶があった。

以上