日時：2006年11月6日（金）　14時～15時45分

場所：アイビーホール青学会館　3階 ナルド

出席者：

Chapter Operations Commitee : 四元勝一Chair, 浅田邦博Vice Chair, 青木 忠一Secretary

                                             池田　誠・次期Secretary（予定）

Japan Council : 林 秀樹Secretary

Chapter  : ４３Chairs (代理を含む）

議事：

1. 開会挨拶　四元 Chairより挨拶があり、今年末で退任される役員の方への感謝などについて述べられた。
2. 
   　　　　
3. 資料１の2006年第1回Chapter Operations Committee Meeting議事録の内容について、承認された。
5. Japan Council関係報告
   　　　
   1. 林Japan Council Secretaryより、資料2-1に基づいて、2006年Japan Councilの活動報告について説明が行われた。 主な項目は以下のとおり。
      • Council理事会の開催（3/13東京、8/3北海道、12/4東京を予定）
      • Long Range Strategy CommitteeにおいてIEEE Japanの設立に向けて活発な意見交換を実施。
      • History Committeeの第1回委員会を開催し、運営方針や今後の活動計画などが提案。 今後はIEEE Milestoneの申請促進やデータ整理保存を行い、活用を図る。
      • 第２回理事会を札幌で開催し、支部役員との懇談会を実施。
      • 常設委員会活動として、Chapter Operations Committeeを6/23に開催、Chapter支援費の利用状況、 支援費の考え方、Chapter活動などについて、報告、審議、意見交換。Student Activities Committee関係では、 R10 Student Congressが7/13-17に北京で開催され、11大学12名の学生派遣をサポート。第11回目の Student Branch Leadership Training Workshopを名古屋大学にて11/18に開催予定。
      • 本年で契約期限が切れるIEEEと国内学会との協定書の更新手続き中。 　（電気学会、照明学会、映像情報メディア学会、電子情報通信学会）
   3. 林Japan Council Secretaryより資料2-2および参考資料に基づき、Chapterの本部報告提出書類について説明が行われた。
   4. • Japan Council傘下のChapterの場合：報告書類は、2007年Chapter役員選出届、2006年Meeting Report、 2006年会計報告であり、全ての書類を提出しないと翌年度のChapter Rebateがおりないので注意。 また、2007年役員選出届けは、昨年からon lineでの提出となり、銀行口座の情報のみ別途FAX。
      • 支部傘下のChapterの場合：報告先は所属支部となるので、報告形式および提出締切日等は支部Secretary/Treasurerに確認。 ただし、役員選出届けはJapan Councilにも提出。
7. Chapter Operations Committee関連報告
   1. 四元Chairから資料3-1に基づきChapter Operations Committeeの活動報告が行われた。
   2. 　　
      
      • Chapter活動の支援
      • 10/25現在の支援費運用実績は51件、4,852,538円である。
      • Section傘下Chapter創設支援
      • 現時点での支部傘下のChapterは11であり、7/29にCAS-4四国が発足した。また、Japan Council所属のChapterとして、 Professional Communication Society(PC-26)Japan Chapterが6/12に発足した。
      • Awardの受賞
      • GRS-29が「2005 Chapter Excellence Award」、IT-12が「Best Chapter Award for 2005」を受賞した。
      • Chapterホームページの充実および広報活動
      • ホームページ（HP）はChapter活動を広く知って貰う重要な情報伝達手段であり、HPの充実をお願いする。 また、Eメールアドレスの把握できているJapan Council全メンバーに 事務局からEメール発信が可能であるので、ルールに従い情報発信して頂きたい。
   3. 
      
   4. 四元Chairから資料3-2、3-3に基づき、2006年Chapter支援費の運用状況について説明が行われた。 現在（10/25）の支援費運用実績は、受理件数51件（不受理2件を除く）で4,706,374円、これに前年精算分5件を加えて、 合計4,852,538円である。10/25以降に承認したものが4件あり、予算550万円に対して、残り数十万円となっている。 年内に支援費申請を予定しているChapterは早期に申請書を提出して頂きたい。また、事業が終了して精算が済んでいないChapterは、 精算を速やかに実施して頂きたい。会員数の動向であるが、日本の会員数は2005年に比べ2006年は3.7%増加しているが、 各Chapter所属の合計の会員数は1.0％減少している。
   5. 
      
   6. 四元Chairから資料3-4に基づき、Chapterのホームページの運用状況について説明が行われた。60%以上のChapterがホームページ（HP）を タイムリーに更新しており、HP開設以来一度も更新されていないと思われるChapterはゼロになった。また、HPが無いかURLが不明なChapterの 件数も4に減少し、2Chapter新設されたので、実際は3Chapter減少している。Chapter支援事業はHPによる会員内外へのPRを付帯条件にしているので、 HPの積極的な活用をお願いするとともに内容の充実をお願いしたい。また、更新時には更新日を明記して頂きたい。なお、HPはChapter独自で タイムリーに更新することができる。

   7. <質疑>

      Q. 支援費について、2005年と2006年の区切りはいつか。
      A. 1月1日～12月31日までが区切りであり、calendar yearである。
      Q. 資料3-3において、2006年1月に実施したCE-08のaward事業が2005年に記載されているが、間違いか。
      A. 支援費は実際に費用を支出した年月を基本に管理している。CE-08のaward事業を2005年としているのは、 仮払いのために2005年内に費用を支出したためである。
      Q. CE-08として、来年もaward事業を実施したいと考えている。2006年の残金は少ないと説明を受けたが、実施できるか。
      A. 早期に支援費申請を行って欲しい。今年支出できない場合は、来年早々に支出するなど対応したい。

10. 各Chapter の活動報告
    1. 各Chapter役員から資料4に基づき、活動報告が行われた。
11. その他
    1. 資料5はIEEE全世界の会員動向（Region別／Society別）であり、今後のChapter活動の参考にして頂きたい。
    3. Chapter役員の任期は2年とRAB（Regional Activities Board）Manualに規定されているので、 該当するChapterは役員の選出を遅滞無く実施して頂きたい。
    4. 
       
    6. 
       以上